خروج از حساب کاربری Gmail از طریق کامپیوتری دیگر
تغییر نام ارسال‌کننده ایمیل در Gmail
جلوگیری از تشخیص اشتباه هرزنامه‌ها در Gmail
اصول مدیریت ایمیل - بخش دوم
در بخش قبلی به مورد مهم برای مدیریت صحیح ایمیل پرداختیم. در آخرین درس ادامه این شیوه ها را می خوانید. برخی از آنها هم تاکید و مروری است بر چیزهایی که در طی این دوره آموخته اید.
- ایمیل های کوتاه بنویسید.
نوشتن ایمیل های کوتاه، مختصر و موجز هنری است که با کمی تلاش می توان در آن استاد شد. اما مانند هر کاری نیاز به تمرین و ممارست است. هنگامی که می خواهید ایمیل را ارسال کنید، چند لحظه دست نگه داشته و دوباره به متن تان فکر کنید. کلمات، عبارات، جملات و حتی پاراگراف های غیر ضروری را حذف کنید. از اینکه مستقیما سراغ اصل مطلب بروید هراس نداشته باشید. اغلب مردم می دانند که ایمیل برای پاسخ های سریع و صریح است. لذا از اینکه آداب سخنوری و گفتگوی رو در رو را در آن رعایت نکرده اید، از شما نمی رنجند.
هم شما وقت کمتری برای نوشتن ایمیل کوتاه و موجز صرف می کنید، هم دریافت کننده بابت اینکه وقت اش بابت خواندن یک مطلب طولانی برای یک درخواست کوچک هدر نرفته، خوشحال است.
- در نوشتن Subject ایمیل حرفه ای شوید.
باز هم روی این موضوع تاکید می کنیم، مهمترین عنصر یک نامه الکترونیک بخش موضوع یا سابجکت آن است. در حقیقت برخی اوقات با یک خط سابجکت حرفه ای و ماهرانه، گیرنده نامه حتی نیازی به خواندن متن آن هم نخواهد داشت.
کلید اصلی سابجکت نویسی این است: سابجکت باید مرتبط با موضوع، تشریحی و تا حد ممکن خلاصه باشد. باید در یک جمله منظورتان را برسانید. شما نیاز دارید که توجه گیرنده را در اولین نگاه جلب کنید، تا ایمیل شما جزو اولویت های رسیدگی وی قرار گیرد. مثلا می توانید موضوعی یا کاری را که برای آن ایمیل زده اید بنویسید. در کنار آن هم نام شرکت تان و یا پروژه مورد توجه گیرنده را بنویسید. در سابجکت از کلماتی مانند فوری، ضروری، خیلی مهم، Urgent و مانند آن فقط هنگامی استفاده کنید که واقعا لازم است. سعی کنید چوپان دروغگو نشوید.
مطمئنا داشتن اینباکسی که شتر هم با بارش در آن گم شود، ساعت های متمادی از وقت مفید روزانه شما را تلف خواهد کرد و ممکن است باعث از دست دادن نامه های الکترونیکی شود که زندگی شما را تحت تاثیر قرار می دهند. در این دو درس پایانی تصمیم داریم به شیوه های صحیح و کاربردی مدیریت ایمیل بپردازیم. اینکه چگونه ایمیل های تان را بخوانید، دسته بندی کنید، پاسخ دهید و همیشه Inbox جمع و جوری داشته باشید. با استفاده از این نکات می توانید بازده و کارایی خود را تا حد زیادی افزایش داده و وقت اضافه ای را که به دست می آورید به کارهای مورد علاقه تان بپردازید. شما به «استاد تمامی ایمیل» نزدیک شده اید.
- به برنامه مدیریت ایمیل و یا سرویس دهنده ایمیل تان اجازه دهید تا حد امکان ایمیل تان را مرتب کنند.
یکی از بهترین راه های منظم کردن اینباکس، استفاده از فیلترها است. اگر از برنامه ای مثل اوت لوک و تاندر برد، یا سرویسی مانند جیمیل استفاده کنید، این امکان را خواهید داشت که با تعریف فیلتر مناسب اسپم ها را همیشه مستقیما به سطل آشغال (Trash) سرازیر کنید و وقت تان را با باز کردن و پاک کردن آنها هدر ندهید. در مورد استفاده از لیبل و فیلترها در درس های گذشته به صورت مفصل صحبت کرده ایم و احتمالا هم اکنون مشغول استفاده از آنها هستید.
استفاده از دستورات رسیدگی خودکار به ایمیل های مشخص، تا حد بسیار زیادی بهره وری شما را افزایش می دهد. مثلا به صورت خودکار هر ایمیلی که از درسنامه به شما می رسد، لیبیل خاصی پیدا می کند و برای مطالعه قرار می گیرد. یا اینکه ایمیل گروه های یاهو با یک سابجکت خاص را که به کارتان نمی آیند و تنها برخی اوقات آنها را مطالعه می کنید، مستقیما وارد پوشه خاص خودشان می شوند و یا به آرشیو می روند. پس باعث شلوغی اینباکس و تلف شدن وقت تان نمی گردند.
تعداد صفحات : 8
فلش مموری را بدون Eject کردن بکشید ( ویندوز7 )