فرم (Form)

همانگونه که در آموزش «نگاهی کلی به گوگل داکس- بخش اول» به صورت خلاصه به توضیح فرم پرداختیم، شما به کمک این گزینه می توانید فرم های مختلف نظرسنجی ایجاد کنید که در ادامه این مباحث شما را با این جزئیات چگونگی ایجاد این فرم ها آشنا می کنیم. برای درک بهتر نیز فرم نظرسنجی ای را به صورت قدم به قدم با یکدیگر ایجاد خواهیم کرد تا شما با تک تک گزینه های تعبیه شده در فرم ها آشنا شوید.

ایجاد یک فرم (Form)
ایجاد فرم مانند ایجاد یک داکیومنت است با این تفاوت که شما باید بعد از کلیک بر روی دکمه Create بر روی گزینه Form کلیک کنید.

زمانی که شما بر روی Form کلیک کنید، پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود که شمایل کلی «فرم» است و به کمک آن می توانید فرم نظرسنجی خود را ایجاد کنید.

همانگونه که در بالا گفته شد و برخلاف آموزشهای گذشته، تک تک قسمت های مختلف فرم را با یک مثال آموزش خواهیم داد به طوری که با به پایان رساندن این بخش شما اولین فرم نظرسنجی خود را ایجاد خواهید کرد!

قدم اول: نامگذاری و توضیحات فرم
اولین قدم در ایجاد یک فرم، نامگذاری و نوشتن توضیحاتی در مورد فرم است به طوری که افرادی که می خواهند این فرم را پر کنند بدانند که به چه دلیل و هدفی از آنها خواسته شده است آن را پر کنند. اهمیت این دو قسمت زمانی روشن تر می شود که بدانید با نامگذاری مناسب و توضیحات روشن باعث خواهید شد که افراد بیشتری فرم شما را پر کنند. به همین دلیل همواره در نامگذاری و نوشتن توضیحات یک فرم دقت لازم را به خرج دهید.

برای نامگذاری یک فرم شما باید دو قسمتی که در تصویر زیر مشخص شده است را پر کنید. در قسمت شماره ۱ نام فرم و در قسمت شماره ۲ توضیحات فرم را وارد می کنید. به عنوان مثال ما در قسمت اول «نظرسنجی درسنامه- دوره مبانی گوگل داکس» و در قسمت توضیحات «شما یکی از ده ها کارآموز درسنامه هستید که هم اکنون در حال گذراندن دوره مبانی گوگل داکس هستید، در این نظرسنجی از شما سوالاتی در مورد این دوره آموزشی می کنیم تا از نظر شما درباره این دوره جویا شویم.» را وارد کرده ایم.

حالا نوبت به اضافه کردن سوالات مختلف در مورد فرم نظرسنجی رسیده است که در ادامه به توضیح آن خواهیم پرداخت.

نکته: اگر فرم شما به زبان فارسی باشد، گوگل داکس به صورت خودکار وضعیت راست چین را برای فرم شما اعمال می کند و به همین دلیل نیازی به استفاده از ترفندهای مختلف ندارید.

قدم دوم: اضافه کردن سوال به فرم نظرسنجی
گوگل داکس اجازه می دهد که شما هفت نوع سوال را به فرم نظرسنجی اضافه کنید که در ادامه در مورد هر هفت نوع سوال صحبت خواهیم کرد و در فرم نظرسنجی که می خواهیم ایجاد کنیم، از آنها استفاده خواهیم کرد. اما قبل از آن بد نیست که توضیحی کوتاه در مورد بخش ایجاد سوال که در تصویر زیر مشخص شده است بدهیم تا با کارکرد هر یک گزینه ها آشنا شوید.

۱- عنوان سوال (Question Title): در این قسمت باید متن سوالی که مد نظر دارید را وارد کنید.

۲- متن کمکی (Text Help): در این قسمت بسته به سوالی که پرسیده شده است می توانید متن راهنما برای درک بهتر سوال بنویسید تا پاسخ دهنده به صورت دقیق منظور شما را از سوال بفهمد.

۳- نوع سوال (Question Type): به کمک این گزینه شما نوع سوال را مشخص می کنید و همانگونه که گفته شد ۷ نوع مختلف سوال را می توانید انتخاب کنید.

۴- اجباری بودن پاسخ دادن به سوال (Make this a required question): اگر بخواهید که پاسخ دادن به سوالی اجباری باشد با چک زدن این گزینه این ویژگی را به آن سوال می دهید به طوری که پاسخ دهنده نمی تواند فرم را بدون پاسخ دادن به آن ثبت کند.

حالا وقت آن رسیده که فرم نظرسنجی که قول ساخت آن را داده بودیم را ایجاد کنیم. 

نکته: در ادامه به جای نام بردن از هر یک از بخش های چهار گانه ایجاد سوال که در بالا آنها را توضیح داده ایم، از اعداد کنار آنها یعنی ۱ و ۲ و ۳ و ۴ استفاده خواهیم کرد.

سوال اول- در این سوال می خواهیم نام پاسخ دهنده فرم نظرسنجی را بپرسیم. برای همین مانند تصویر زیر هر یک از بخش ها را پر می کنیم و چون می خواهیم که تمامی پاسخ دهندگان نام خود را وارد کنند، گزینه شماره ۴ را چک می زنیم. به دلیل اینکه پاسخ این سوال به صورت متنی است، نوع سوال را Text انتخاب و در نهایت برای اینکه اولین سوال را در فرم ثبت کنیم بر روی Done کلیک می کنیم.

دقت کنید که نوع سوال بستگی به نیاز شما دارد و ما در این درس تنها یک بار از هر کدام از انواع سوال ها استفاده می کنیم تا شما کاربرد و چگونگی استفاده از هر کدامشان را یاد بگیرید.

متن سوال: نام

متن کمکی: تنها نام کوچک شما کافی است و نیازی به نوشتن نام خانوادگی خود ندارید.

نکته: اگر در سمت راست تصویر بالا دقت کنید، سه گزینه کوچک مشاهده می کنید. گزینه ای که تصویر قلم دارد به شما امکان ویرایش سوالی که ثبت کرده اید را می دهد. گزینه ای که تصویر دو مربع کوچک را دارد به شما امکان ایجاد کپی سوال مورد نظرتان را می دهد و گزینه ای که تصویر سطل آشغال دارد به شما امکان پاک کردن سوال را می دهد. 

سوال دوم- بعد از ثبت سوال اول، شما می توانید با بردن نشانگر ماوس بر روی Sample Question 2 و کلیک کردن بر روی تصویر قلم، سوال دوم را ایجاد کنید. ما در این سوال می خواهیم از پاسخ دهنده سوال کنیم که سطح این دوره گوگل داکس را چگونه ارزیابی می کند. به همین دلیل سوالی چند گزینه ای را مانند تصویر زیر طرح می کنیم.

متن سوال: نظر شما در مورد دوره گوگل داکس چیست؟

پاسخ ها: عالی- خوب- متوسط- بد- خیلی بد- سایر موارد

به دلیل اینکه سوال چند گزینه ای است نوع سوال را Multiple choice انتخاب و سپس در قسمت Option 1 گزینه اول را می نویسیم و با توجه به تعداد گزینه ها بر روی جعبه زیر هر گزینه کلیک می کنیم تا گزینه جدید فعال شود و در آن متن مورد نظر را می نویسیم.

اگر نیاز به گزینه «سایر موارد» بود می توانید بر روی add "other" کلیک کرد تا گزینه سایر موارد فعال شود.

در نهایت نیز بر روی Done کلیک می کنیم تا سوال دوم نیز ثبت شود.

سوال سوم- از سوال سوم به بعد با توجه به اینکه Sample Question در فرم وجود ندارد، باید از طریق نوار آبی رنگ بالای فرم که در تصویر زیر مشخص شده است بر روی Add item کلیک و سپس نوع سوال را انتخاب کنید.

در این سوال می خواهیم از حالت Checkboxes استفاده کنیم و تفاوت این حالت سوال با حالت Multiple choice در این است که پاسخ دهنده می تواند چندین گزینه را به عنوان پاسخ انتخاب کند. تصویر زیر نمونه ای از این نوع سوال است و روش اضافه کردن گزینه ها و کارکرد add "other" دقیقا مانند روشی است که در سوال دوم توضیح دادیم.

سوال: کدام درس از دوره گوگل داکس برای شما جذاب بوده است؟

پاسخ‌ها: Document- Spreadsheet- Presentation- Form- Drawing

سوال چهارم- در این سوال از حالت Choose from a list استفاده می کنیم که در آن پاسخ دهنده از لیست بازشو می تواند پاسخ خود را انتخاب کند. تصویر زیر نمونه ای از این نوع سوال است:

سوال: آیا دوره گوگل داکس درسنامه را به دیگران پیشنهاد می کنید؟

پاسخ: بله- شاید- خیر

سوال پنجم- اگر شما بخواهید که پاسخ دهندگان فرمتان به موضوعی نمره بدهند، باید نوع سوال را Scale انتخاب کنید. به کمک Scale شما می توانید از پاسخ دهنده درخواست کنید که از صفر تا ۱۰ نمره ای را بدهد. دقت کنید که تعریف دامنه نمره دادن دست شما است و به عنوان مثال ما در این سوال از پاسخ دهنده درخواست کرده ایم که از ۱ تا ۵ به سوال پاسخ بدهد.

سوال: نمره شما به دوره گوگل داکس از صفر تا ۵ چند است؟

سوال ششم- اگر شما بخواهید که به چندین سوال وابسته در یک جدول پاسخ داده شود، گزینه Grid به کارتان می آید. شما به کمک Grid می توانید جدولی با بی نهایت ردیف و حداکثر ۵ ستون ایجاد کنید. برای درک بهتر می توانید به تصویر زیر نگاه کنید که در آن ما در مورد نظر پاسخ دهندگان درباره هر یک از درس های دوره گوگل داکس سوال کرده ایم.

سوال: نظر شما در مورد هر یک از درس های دوره گوگل داکس چیست؟

ستون ۴ تایی: خوب- متوسط- بد- نظری ندارم

ردیف ۵ تایی: داکیومنت- اسپرد شیت- پرزنتیشن- فرم- درووینگ

سوال هفتم- در هفتمین و آخرین سوال در نظر گرفته شده برای فرمی که در ابتدای این درس ایجاد آن را قول داده بودیم، نوع سوال را حالت Paragraph text انتخاب می کنیم. ویژگی این نوع سوال در این است که پاسخ دهنده می تواند پاسخ خود را به صورت مفصل و بلند بنویسید. به عنوان مثال در این سوال ما از پاسخ دهنده خواسته ایم که نظر، پیشنهاد و انتقاد خود را در مورد دوره گوگل داکس بنویسید و البته پاسخ دادن به این سوال را بر خلاف موارد قبلی اختیاری تنظیم می کنیم.

سوال: در صورت داشتن هر گونه نظر، پیشنهاد و یا انتقادی در مورد دوره گوگل داکس، لطفا آن را در قسمت زیر نوشته و با ما در میان بگذارید.

در اینجا سوالات فرم وارد شده اند و هم اکنون زمان برداشتن دو قدم آخر برای فعال کردن و گرفتن پاسخ از دیگران است.

قدم سوم: ذخیره، پیام پایانی و انتخاب شکل فرم
در این مرحله قبل از هر چیزی باید فرم را ذخیره کنیم. به همین دلیل از طریق نوار آبی بالای فرم روی گزینه Save کلیک می کنیم هر چند که به صورت خودکار گوگل داکس هر از چند گاهی آخرین تغییرات را ذخیره می کند.

مرحله بعد باید پیامی برای زمانی که پاسخ دهندگان فرم را ارسال می کنند ایجاد کنید. برای این کار از طریق نوار آبی رنگ بالای فرم بر روی گزینه More action و سپس Edit confirmation کلیک می کنید تا پنجره ای مانند تصویر زیر باز شود.

در این پنجره شما می توانید پیامی که می خواهید پاسخ دهندگان فرم بعد از ثبت آن مشاهده کنند را وارد می کنید. به عنوان مثال ما پیام «ممنون از وقتی که گذاشتید و این فرم را پر کردید. تیم درسنامه» را قرار می دهیم. در صورتی که بخواهید هر پاسخ دهنده بعد از ثبت فرم خلاصه ای از نتایج فرم را مشاهده کند، باید Publish response summary را چک بزنید. و بعد از  اعمال تغییرات بر روی گزینه Save کلیک کنید.

حالا نوبت انتخاب یک قالب جذاب برای فرمی است که ایجاد کرده اید. برای این کار و انتخاب قالب مورد نظرتان ابتدا باید از طریق نوار آبی رنگ بالا فرم بر روی گزینه Theme: Plain کلیک کنید و سپس از طریق پنجره ای که باز می شود قالب متناسب با فرم خود را انتخاب کنید.

به عنوان مثال ما برای فرم نظرسنجی که در قدم دوم ایجاد کرده ایم، قالب Binary Blue را انتخاب می کنیم. دقت کنید که پس از انتخاب قالب فرم، پیش نمایشی از آن را مشاهده می کنید که با کلیک بر روی گزینه Apply می توانید تغییرات قالب را بر روی فرم خود اعمال کنید.

قدم چهارم: ارسال و انتشار فرم
در این مرحله فرمی که ایجاد کرده اید نهایی شده است و حالا نوبت انتشار و ارسال آن به دیگران برای شرکت کردن در آن است. برای این کار دو روش وجود دارد که یکی ارسال فرم از طریق ایمیل و دیگری انتشار لینک مستقیم فرم است.

برای ارسال فرم از طریق ایمیل شما باید از طریق نوار آبی رنگ بالای فرم بر روی گزینه Email this form کلیک کنید و سپس در پنجره ای که مانند تصویر زیر است آدرس ایمیل دوستان و کسانی که می خواهید به این فرم پاسخ بدهند را وارد می کنید.

در صورتی که می خواهید فرمی که ایجاد کرده اید همراه با  ایمیل ارسال شود به طوری که گیرنده آن بتواند از طریق ایمیل خود و بدون مراجعه به فرم به آن پاسخ دهد، باید Include form in the email را چک بزنید. در نهایت نیز بر روی گزینه Send کلیک می کنید.

علاوه بر ارسال فرم از طریق ایمیل، شما می توانید با انتشار لینک مستقیم فرم نیز از دیگران بخواهید در آن شرکت کنند. اگر دقت کنید در قسمت پایین فرم، نواری خاکستری رنگ مشاهده می کنید که عبارت You can view the published form here در آن نوشته شده و در ادامه لینکی وجود دارد. 

این لینک، آدرس مستقیم فرمی است که شما ایجاد کرده اید و با انتشار آن در وبلاگ و یا شبکه های اجتماعی می توانید از دیگران دعوت کنید تا به فرمی که درست کرده اید پاسخ بدهند. 

در اینجا شما با مبانی ایجاد یک فرم آشنا شده اید و تنها چند نکته حاشیه ای مانده است که در ادامه به صورت خلاصه به آنها اشاره می کنیم.

چند نکته و ترفند:

۱- جا به جا کردن سوالات: برای تغییر ترتیب سوالات در یک فرم تنها کافی است که شما نشانگر ماوس را بر روی سوال مورد نظر ببرید و سپس با نگه داشتن کلید چپ موس، سوال را با حرکت ماوس جا به جا کنید. این امکان زمانی کارآمد است که شما تعداد سوال زیادی را وارد کرده باشید و بخواهید بدون آنکه سوالی را حذف کنید، ترتیب آنها را عوض کنید.

۲- جدا کردن صفحه ها در فرم: برای جدا کردن صفحه ها در یک فرم باید از طریق نوار آبی رنگ بالای فرم بر روی Add item و سپس و بر روی گزینه Page break کلیک کنید. با این کار شما فرمی که ایجاد می کنید را به چندین صفحه تقسیم می کنید. این مورد برای ایجاد فرم های حرفه ای کاربرد دارد و چون این دوره در مورد مبانی گوگل داکس است از توضیح آن خودداری می کنیم هر چند که در صورت علاقه با کمی جستجو در اینترنت می توانید اطلاعات بیشتر در این مورد را پیدا کنید.

۳- مشاهده نتایج فرم: برای مشاهده نتایج فرمی که ایجاد کرده اید، شما باید از طریق نوار آبی رنگ بالای فرم بر روی See responses کلیک کنید. با کلیک کردن بر روی این گزینه با دو گزینه مواجه می شوید؛ در صورتی که بخواهید خلاصه ای از نتایج فرم را مشاهده کنید باید بر روی گزینه Summary کلیک کنید و در صورتی که می خواهید نتایج را با جزییات مشاهده کنید باید بر روی Spreadsheet کلیک کنید.

۴- نمایش فرم در وب سایت یا وبلاگ: در صورتی که می خواهید فرمی که ایجاد کرده اید را در وب سایت یا وبلاگ خود نمایش دهید به طوری که بازدیدکنندگان شما بدون مراجعه و یا استفاده از لینک فرم در خود وب سایت به سوالات پاسخ دهند، باید از طریق گزینه More actions که در نوار آبی رنگ بالای فرم قرار دارد، بر روی گزینه Embed کلیک کنید و کدی را که مشاهده می کنید در بخشی که می خواهید در وب سایت و یا وبلاگ خود نمایش بدهید کپی کنید.

۵- به اشتراک گذاری فرم در گوگل پلاس: در صورتی که بخواهید فرمی که طراحی کرده اید را در گوگل پلاس به اشتراک بگذارید، تنها کافی است از نوار آبی رنگ بالای فرم بر روی Share g+ کلیک کنید و فرم خود را در گوگل پلاس به اشتراک بگذارید.