اسپرد شیت (Spreadsheet) - بخش اول

در بخش «نگاهی کلی به گوگل داکس - بخش اول» به صورت کلی به اسپرد شیت اشاره کردیم و گفتیم که این بخش از گوگل داکس را می توان نمونه آنلاین اکسل در بسته نرم افزاری مایکروسافت آفیس دانست. در این درس و درس آینده به آموزش این بخش از گوگل داکس خواهیم پرداخت.

نکته: دانستن اصول اولیه اکسل از بسته نرم افزاری مایکروسافت آفیس در یادگیری بهتر این بخش به شما بسیار کمک خواهد کرد. 

ایجاد و نام گذاری یک اسپرد شیت
در درس «داکیومنت (Document)- بخش اول» آموختید که چگونه یک داکیومنت ایجاد و نام آن را به دلخواه تغییر دهید. تمام توضیحاتی که در آن درس داده ایم برای اسپرد شیت هم صادق است؛ با این تفاوت که شما برای ایجاد یک اسپرد شیت باید گزینه ای با همین نام (Spreatsheet) را به جای گزینه داکیومنت (Document) انتخاب کنید.

برای تغییر نام اسپرد شیتی که ایجاد کرده اید نیز تنها کافی است همان مراحلی را که برای تغییر نام یک داکیومنت انجام داده اید را انجام دهید.

شناخت قسمت های مختلف اسپرد شیت
تصویر زیر شمایل کلی از اسپرد شیت است که در ادامه این درس به توضیح بخش های مختلف آن خواهیم پرداخت.

همانگونه که مشاهده می کنید برخی از منوها و گزینه هایی که در اسپرد شیت وجود دارند با گزینه ها و منوهای داکیومنت یکسان هستند.

منوهای اصلی

تصویر بالا منوهای اصلی (کادر قرمز) در اسپرد شیت را نشان می دهد که در ادامه به توضیح کاربرد هر یک از آنها می پردازیم.

File

همانگونه که گفته شد، برخی از گزینه های File در اسپرد شیت با داکیومنت یکسان است و به همین دلیل از توضیح آنها خودداری می کنیم و تنها به توضیح گزینه های Import و Spreadsheet setting و Download as می پردازیم.

- Import: اگر شما یک فایل اکسل داشته باشید و بخواهید که آن را در اسپرد شیت ویرایش کنید، این گزینه به کمک شما می آید. به کمک این گزینه شما می توانید ۷ نوع مختلف فایل را در اسپرد شیت گوگل داکس درون ریزی ( Import) کنید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک کنید، پنجره ای به صورت زیر باز می شود که به شما می گوید چه نوع فایل هایی را می توانید درون ریزی کنید (قسمتی که زیر آن خط قرمز کشیده شده است).

بعد از انتخاب فایل از طریق گزینه Choose File باید نوع درون ریزی را مشخص کنید:

- Create new spreadsheet: درون ریزی را در یک اسپرد شیت جدید انجام دهد.

- Insert new sheet(s): درون ریزی را در یک شیت (صفحه) جدید انجام دهد.

- Replace current sheet: درون ریزی جایگزین اسپرد شیت شود.

- Replace current sheet: درون ریزی جایگزین شیتی که باز است شود.

- Append rows to current sheet: درون ریزی به گونه ای باشد که به ادامه شیتی که باز است اضافه شود.

- Replace data starting at selected cell: اگر شما سلی را انتخاب کرده باشید و بخواهید که درون ریزی از آن سل شروع شود باید این گزینه را انتخاب کنید.

نکته: اگر کل اسپرد شیت را یک جدول فرض کنیم، هر خانه این جدول را اصطلاحا سل (Cell) می نامند. برای درک بهتر به تصویر زیر دقت کنید:

- Spreadsheet setting: شما به کمک این گزینه می توانید مکان و اختلاف زمانی را براساس نیاز خود تنظیم کنید.

- Download as: شما به کمک این گزینه می توانید اسپرد شیتی را که در گوگل داکس ایجاد کرده اید را در فرمت های مختلف مانند اکسل، اوپن آفیس و... دانلود کنید. برای اطلاعات بیشتر به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید. 

Edit
تصویر زیر شمایلی کلی از Edit است که اکثر گزینه های آن با گزینه های Edit در بخش داکیومنت یکسان است. برای همین تنها به توضیح گزینه های غیر یکسان خواهیم پرداخت.

- Paste Special: اگر بخواهید اطلاعاتی را به صورتی خاص در یک سل کپی کنید، این گزینه به کار شما می آید. به عنوان مثال اگر بخواهید تنها داده ها را کپی کنید بدون آنکه اطلاعات اضافه مانند رنگ داده ها و... را در یک یا چندین سل کپی کنید، این گزینه این کار را برای شما انجام می دهد. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید بهاین آدرس مراجعه کنید.

- Merge cells: اگر بخواهید چندین سل را یکی کنید این گزینه به کمک شما می آید. شما به کمک این گزینه می توانید دو یا تعداد بیشتری سل را انتخاب کنید و آن را به یک سل تبدیل کنید.

- Delete values و Delete row و Delete column: به کمک این سه گزینه می توانید دادهای داخل یک سل، یک ردیف و یا یک ستون را به صورت کامل پاک کنید.

- Clear comments: اسپرد شیت مانند نرم افزار اکسل این قابلیت را دارد که شما برای هر سل یک نظر یا همان کامنت بگذارید. به کمک این گزینه شما می توانید نظر یا کامنت یک سل را پاک کنید. در مورد چگونگی گذاشتن نظر برای یک سل در ادامه صحبت خواهیم کرد.

View
تصویر زیر شمایلی کلی از View است که در ادامه به توضیح هر یک از بخش های مختلف آن می پردازیم.

- Normal و List: به کمک این دو گزینه شما می توانید طرز مشاهده اسپرد شیت را تغییر بدهید. برای درک بهتر پیشنهاد می کنیم که گزینه List را انتخاب کنید تا تفاوت آن با حالت پیش فرض که Normal است مشاهده کنید. 

نکته: بعد از انتخاب گزینه List برای اینکه به حالت Normal بازگردید، بر روی گزینه Go to spreadsheet view کلیک کنید.

- Freeze rows و Freeze columns: به کمک این دو گزینه شما می توانید ردیف و ستون مورد نظر خود را قفل یا فریز (Freeze) کنید. برای اینکه با جزئیات این گزینه و کارکرد آنها بیشتر آشنا شوید، به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس سر بزنید.

- Gridlines: به صورت پیش فرض هر شیت در اسپرد شیت جدول بندی شده است؛ اگر شما بخواهید این جدول بندی را مشاهده نکنید با برداشتن چک کنار این گزینه اسپرد شیت را بدون جدول بندی و مانند یک ورقه کاغذ سفید مشاهده خواهید کرد. 

- Formula bar و All formulas: به کمک این دو گزینه می توانید نوار فرمول ها در اسپرد شیت و همچنین تمامی فرمول ها را مشاهده و یا مخفی کنید. 

- Hidden sheets: اگر شما چندین شیت در یک اسپرد شیت داشته باشید، به کمک این گزینه می توانید شیت های مختلف را مخفی کنید.

Insert

شاید مهمترین و کاربردی ترین بخش اسپرد شیت که شما به کمک آن می توانید نمودار و گراف های گوناگون رسم کنید، Insert باشد که شامل گزینه های مختلفی است که در تصویر بالا آنها را مشاهده می کنید.

- Row above و Row below: به کمک این دو گزینه شما می توانید در بالا (Above) و یا پایین (Below) ردیفی که انتخاب کرده اید یک ردیف جدید اضافه کنید.

- Column left و Column right: به کمک این دو گزینه شما می توانید در سمت چپ یا راست ستونی که انتخاب کرده اید یک ستون جدید اضافه کنید.

- New sheet: به کمک این گزینه شما می توانید یک شیت جدید اضافه کنید. این گزینه به شما کمک می کند که در یک اسپرد شیت چندین شیت مجزا داشته باشید. به بیان دیگر می توان این گزینه را معادل New Tab در مرورگرهایی مانند فایرفاکس یا کروم دانست که شما می توانید در یک مرورگر به کمک تب ها به چندین وب سایت دسترسی داشته باشید.

- Comment: شما به کمک این گزینه می توانید بر روی هر یک از سل ها نظری بگذارید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما بخواهید بدون آنکه محتوای یک سل را تغییر بدهید، نظر خود را در مورد آن بدهید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

- Function: اگر شما تاکنون با نرم افزار اکسل مایکروسافت آفیس کار کرده باشید، می دانید که به کمک فانکشن های مختلف (Function) می توان اعمال ریاضی مختلف مانند جمع، تفریق، تقسیم و... را انجام داد. این گزینه دستورالعمل های مختلف اعمال ریاضی را نشان می دهد. به عنوان مثال برای آنکه شما بتوانید چندین عدد را با هم جمع کنید می توانید از فانکشن SUM استفاده کنید. لیست کامل فانکشن های مختلف همراه با دستورالعمل آنها را می توانید در این آدرس مشاهده کنید.

- Named range: شما به کمک این گزینه می توانید سل یا مجموعه ای از سل های مختلف را نام گذاری کنید. به دلیل اینکه این گزینه در کارهای معمولی و روزانه آنقدرها کاربرد ندارد، بیشتر از این در موردش توضیح نمی دهیم. در صورت تمایل به دانستن اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.

- Chart: به کمک این گزینه شما می توانید نمودار و گراف های مختلف را در اسپرد شیت رسم کنید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک می کنید، با پنجره ای مانند تصویر زیر مواجه می شوید:

همانگونه که مشاهده می کنید، این پنجره دارای سه گزینه با نام های Start و Charts و Customise است که برای شروع و همانگونه که از اسم گزینه اول مشخص است، باید از Start شروع کرد.

ابتدا باید داده یا دامنه داده هایی که می خواهید بر مبنای آن گراف یا نمودار بکشید را از طریق گزینه Data انتخاب کنید. سپس به کمک گزینه Chart نوع گراف یا نموداری که تمایل دارید دیتای مورد نظر خود را به آن صورت نمایش دهید را انتخاب می کنید.

در صورت تمایل به سفارشی کردن گراف یا نمودار که شامل عنوان و مواردی دیگر می شود بر روی گزینه Customise کلیک کنید و در نهایت بر روی گزینه آبی رنگ Insert کلیک کنید تا گراف یا نمودار مورد نظر خود را در اسپرد شیت مشاهده کنید.

نکته: ساختار کلی ایجاد یک گراف یا نمودار مانند آنچه است که در نرم افزار اکسل انجام می دهید،‌ به همین دلیل اگر تاکنون با نرم افزار اکسل کار کرده اید به راحتی می توانید گراف یا نمودار مورد نظر خود را رسم کنید. در غیر این صورت با کمی تمرین و سر و کله زدن با این بخش کلیات کار دست شما خواهد آمد.

- Gadeget: از طریق این گزینه شما می توانید به کمک برخی از امکانات گوگل نمودارهای تعاملی (Interactive) ایجاد کنید. به دلیل آنکه این گزینه برای کارهای معمولی و روزانه مورد استفاده قرار نمی گیرد، برای همین از توضیح آن خودداری می کنیم، هر چند که در صورت علاقه می توانید به این آدرس مراجعه کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد کارکرد این گزینه بدست آورید.

- Image: به کمک این گزینه شما می توانید در اسپرد شیت یک تصویر اضافه کنید. در مورد این گزینه در درس «داکیومنت (Document)- بخش اول» به صورت مفصل صحبت کرده ایم و به همین دلیل از توضیح مجدد آن خودداری می کنیم.

- Form و Drawing: این دو گزینه را در بخشهایی مجزا و در ادامه توضیح خواهیم داد، اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه بگوییم، باید گفت که به کمک فرم (Form) و همانگونه که از اسمش مشخص است شما می توانید فرم های دلخواه خود را ایجاد کنید و به کمک Drawing نیز می توانید به نوعی نقاشی کنید!

- Script: به کمک این گزینه شما به گالری اسکریپت های مختلف که امکان استفاده و اجرای آنها در اسپرد شیت وجود دارد دسترسی پیدا می کنید. به دلیل آنکه این گزینه آنقدرها مورد استفاده روزمره نیست از توضیح آن خودداری می کنیم، هر چند که برای اطلاعات بیشتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.