اسپرد شیت (Spreadsheet)- بخش دوم

در آموزش گذشته با چهار بخش اول از منوی اصلی در اسپرد شیت آشنا شدید. در این بخش با باقی گزینه های یعنی Format و Data و Tools و Help آشنا خواهید شد و با به پایان رساندن این بخش شما با مبانی قسمت اسپرد شیت در گوگل داکس آشنا خواهید شد.

Format

تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Format است که می توان آنها را به پنج دسته تقسیم بندی کرد:

- Number: به کمک این گزینه شما می توانید ماهیت اعدادی که در هر یک از سل ها نوشته اید را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر در سلی عددی نوشته اید و آن عدد نشان دهنده دلار است، می توانید با انتخاب Currency که در تصویر پایین نشان داده شده است، ماهیت عدد را مشخص کنید. دقت کنید که شما می توانید انواع مختلف اعداد از واحد پول تا تاریخ را به شکل های مختلف از طریق این گزینه انتخاب کنید.

- Font و Font size: همانگونه که از عنوان این دو گزینه مشخص است، شما به کمک گزینه فونت (Font) می توانید نوع فونت و به کمک سایز فونت (Font size) می توانید اندازه فونت مورد نظر خود را برای یک سل یا مجموعه ای از سل ها انتخاب کنید و تغییر دهید.

- Bold و Italic و Underline و Strikethrough: در مورد کارکرد این چهار گزینه در درس «داکیومنت (Document)- بخش دوم» به صورت مفصل صحبت کرده ایم. به کمک این گزینه ها می توانید محتوای هر یک سل یا مجموعه ای از سل ها را پررنگ (Bold)، کج (Italic)، دارای خط زیرین (Underline) و خط خورده (Strikethrough) کنید.

- Conditional formatting: به کمک این گزینه شما می توانید دیتای خاصی را براساس شرایطی که برای آن تعریف می کنید تغییر دهید. برای درک بهتر بد نیست مثالی در این زمینه بزنیم.

فرض کنید که شما چندین ستون شامل اعداد مختلف دارید و می خواهید اعدادی که بیشتر از ۴۴ هستند را با رنگ آبی مشخص کنید. برای این کار تنها کافی است که شما بر روی گزینه Conditional formatting کلیک کنید تا با پنجره ای مانند تصویر زیر مواجه شوید:

سپس از طریق جعبه شماره ۱ که در آن عبارت Text contains نوشته شده است گزینه greater than را انتخاب می کنید و در جعبه شماره ۲ عدد ۴۴ را وارد می کنید. پس از آن با کلیک بر روی مربع مقابل عبارت Text رنگ مورد نظر برای اعداد بزرگتر از ۴۴ را انتخاب و از طریق گزینه Background پیش زمینه مورد نظر برای این اعداد را انتخاب می کنید و سپس به روی گزینه Save rules کلیک می کنید.

نکته ۱: اگر بخواهید که شرط دیگری را به نیز اجرا کنید، برای فعال کردن آن باید بر روی Add another rule کلیک کنید تا جعبه ای مشابه اضافه شود.

نکته ۲: دقت کنید که شما به کمک جعبه شماره ۱ می توانید شرط های مختلف را تعریف کنید. با کلیک بر روی این جعبه لیستی به صورت آبشاری باز می شود که شما براساس نیاز خود می توانید هر یک از آنها را انتخاب کنید.

- Clear formatting: همانگونه که در درس های قبلی در مورد این گزینه صحبت کردیم، شما به کمک این گزینه می توانید فرمت خاصی که برای یک سل یا مجموعه ای از سل ها وجود دارد را پاک کنید و به حالت پیش فرض اسپرد شیت بازگردانید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما محتوایی را از جایی کپی کرده باشید و بخواهید ساختار آن مانند اندازه فونت، رنگ و همچنین پیش زمینه آن را تنها با یک کلیک پاک کنید.

قبل از آنکه به توضیح گزینه های Tools بپردازیم بد نیست که به صورتی کلی به نوار ابزار اسپرد شیت نگاهی بیاندازیم هر چند که اکثر گزینه های نوار ابزار این بخش کارکردی یکسان با بخش داکیومنت گوگل داکس دارد.

- شماره ۱: به کمک این گزینه می توانید اسپرد شیت خود را بر روی کاغذ چاپ یا Print کنید.

- شماره های ۲ و ۳: به کمک Undo (شماره ۲) شما می توانید وضعیت داکیومنت خود را یک مرحله به قبل و Redo به یک مرحله جلوتر منتقل کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما در متن عبارتی را نوشته اید و بعد پاک می کنید و سپس متن دیگری را جانشین آن می کنید. به کمک این دو گزینه شما می توانید به حالت قبل از پاک کردن و بعد از پاک کردن بدون آنکه متنی را دوباره تایپ کنید منتقل شوید.

- شماره ۴: به کمک این گزینه می توانید دیتایی را که از وب سایت های مختلف کپی کرده اید را بدون اینکه نگران ساختار، فونت و... آنها باشید را در داخل اسپرد شیت کپی کنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

- شماره ۵: به کمک این گزینه شما می توانید ویژگی های یک سل یا مجموعه از سل ها مانند پررنگی، سایز فونت و... را کپی کرده و در بخش دیگری از اسپرد شیت اعمال کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.

- شماره ۶: این سه گزینه همان گزینه Number در بخش Format است که در همین درس در موردشان صحبت کردیم.

- شماره ۷: شما به کمک این گزینه می توانید سایز فونت را تعیین کنید.

- شماره ۸: در مورد این گزینه ها در قسمت Format صحبت کرده ایم هر چند که به صورت خلاصه می توان گفت که شما می توانید به کمک آنها محتوای داخل یک سل یا مجموعه ای از سل ها را پررنگ کنید و یا پیش زمینه و یا رنگ فونت ها را تغییر بدهید و یا بر روی آنها خط تیره بکشید.

- شماره ۹: به کمک این گزینه می توانید وضعیت نمایش ستون ها و ردیف ها را مشخص کنید به طوری که آیا تقسیم بندی به صورت جدول وار مشاهده شوند و... . برای درک بهتر این گزینه پیشنهاد می کنیم که کمی با این گزینه بازی کنید تا کارکرد آن را به خوبی درک کنید.

- شماره ۱۰: به کمک این گزینه شما می توانید جهت نمایش محتوا در سل ها را مشخص کنید به طوری که راست چین یا چپ چین و یا وسط چین باشند. علاوه بر آن محتوا داخل سل ها در بالا، وسط و یا پایین سل قرار بگیرند.

- شماره ۱۱: شما به کمک این گزینه می توانید دو و یا تعداد بیشتری سل را با یکدیگر یکی کنید. برای این کار تنها کافی است که دستکم دو سل در کنار و یا زیر یکدیگر را انتخاب کنید و سپس بر روی این گزینه کلیک کنید تا سل های انتخاب شده یکی شوند.

- شماره ۱۲: به کمک این گزینه شما می توانید متن داخل یک سل را پنهان یا اصطلاحا Wrap کنید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که متن نوشته شده در یک سل بسیار طولانی باشد و مزاحم خواندن محتوای دیگر سل ها باشد.

- شماره ۱۳: به کمک این دو گزینه شما می توانید محتوای داخل متن را راست چین و یا چپ چین کنید.

- شماره ۱۴: اگر نشانگر ماوس خود را بر روی این گزینه نگه دارید، واژه Functions ظاهر می شود که کارکرد آن را در بخش Insert در درس گذشته توضیح داده ایم و می توانید به این درس مراجعه کنید.

- شماره ۱۵: به کمک این گزینه شما می توانید گراف و نمودارهای مورد نظر خود را رسم کنید که برای اطلاعات بیشتر می توانید به درس گذشته، بخش Insert و قسمت Chart مراجعه کنید.

- شماره ۱۶: به کمک این گزینه شما می توانید فیلتری را که ایجاد کرده اید خاموش کنید. در قسمت Data در مورد ویژگی فیلتر (Filter) بیشتر صحبت خواهیم کرد.

Data

تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Data است که در ادامه به توضیح هر یک از گزینه های آن می پردازیم:

- Sort sheet by column X: به کمک این گزینه شما می توانید شیت های مختلف اسپرد شیت را براساس ستونی که انتخاب کرده اید (در تصویر بالا ستون A) مرتب کنید.

نکته: دقت کنید که شما می توانید به کمک A تا Z ستون یک شیت را براساس بیشترین به کمترین و Z تا A ستون یک شیت را براساس کمترین به بیشترین مرتب کنید.

- Sort range  و Manage ranges: شما به کمک Sort range می توانید دقیقا مانند دو گزینه بالای آن دیتای مورد نظر خود را مرتب کنید. به کمک گزینه Manage ranges می توانید مرتب سازی آنها را مدیریت کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید تا به صورت حرفه ای با کاربرد این گزینه ها آشنا شوید.

- Filter: این گزینه زمانی به کمک شما می آید که با داده یا همان دیتای بسیار زیادی مواجه باشید. به کمک فیلتر شما می توانید راحت تر دیتاهای موجود در شیت را بررسی و تحلیل کنید؛ به این صورت که شما به کمک فیلتر می توانید دیتاهایی که نیاز ندارید را برای مدتی مخفی و از دید خود خارج کنید تا بتوانید با راحتی بیشتر بر روی دیتاهایی که نیاز دارید تمرکز کنید. برای فعال کردن و چگونگی استفاده از فیلتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

- Pivot table report: به کمک این گزینه شما می توانید بدون وارد کردن فرمولی، اطلاعاتی خاص از دیتایی که دارید بدست آورید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما بخواهید حجم بسیار بالایی از دیتا را کاهش بدهید و یا بخواهید که رابطه میان دیتاها را بررسی کنید. به دلیل اینکه این مورد برای افرادی که می خواهند به صورت حرفه ای از اسپرد شیت استفاده کنند کاربرد دارد، از توضیح بیشتر آن خودداری می کنیم. اما اگر تمایل به اطلاعات بیشتر دارید می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

- Validation: به کمک این گزینه می توانید داده یا همان دیتایی که در اسپرد شیت وارد کرده اید را از نظر درستی بررسی کنید و به عبارتی درستی آنها را تایید کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

Tools

تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Tools است که کارکرد هر یک از گزینه های آن به صورت زیر هستند:

- Form: به کمک این گزینه شما می توانید یک فرم ایجاد کنید. در مورد کارکرد این گزینه در درسی مجزا که در ادامه این دوره خواهید خواند، بیشتر صحبت خواهیم کرد.

- Script gallery و Script manager و Script editor: این سه گزینه برای افرادی که می خواهند به صورت حرفه ای از اسپرد شیت استفاده کنند کاربرد دارد و به همین دلیل تنها به توضیح هر یک از این گزینه ها می پردازیم. به کمک گزینه Script gallery شما می توانید به گالری اسکریپت های گوگل دسترسی پیدا کنید. به کمک گزینه Script manager شما می توانید اسکریپت های مورد استفاده در اسپرد شیت را مدیریت کنید و به کمک گزینه Script editor می توانید اسکریپت مورد نظر خود را ویرایش کنید.

- Spelling: به کمک این گزینه شما می توانید اسپرد شیت خود را از نظر غلط املایی بررسی کنید و در صورت وجود اشکالی آن را برطرف کنید. البته این گزینه برای زبان انگلیسی کاربرد دارد.

- Solver: به کمک این گزینه می توانید معادلات خطی ساده ای را حل کنید. برای اطلاعات بیشتر به این آدرس مراجعه کنید.

- Enable Auto complete: به کمک این گزینه شما می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید. این گزینه باعث می شود که اگر عبارتی را قبلا در سلی استفاده کرده باشید و بخواهید در سلی دیگر آن را تایپ کنید، آن عبارت به صورت خودکار ظاهر شود.

- Notification rules: به کمک این گزینه می توانید مشخص کنید که اگر تغییراتی در اسپرد شیت داده شد، آن تغییرات برای شما ایمیل شود. این تغییرات می تواند شامل هر نوع تغییری در اسپری شیت مانند تغییر در یک سل باشد.

- Protect sheet: به کمک این گزینه تعیین می کنید که چه کسانی می توانند اسپرد شیت مورد نظر شما را تغییر بدهند و چه افرادی نمی توانند تغییر دهند. این کار زمانی که شما یک اسپرد شیت را بین چندین نفر به اشتراک گذاشته باشید کاربردی خواهد بود. در یکی از درس های آینده این دوره در مورد به اشتراک گذاری صحبت خواهیم کرد.

Help

تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Help است که با بعضی از گزینه های آن در درس های گزینه آشنا شده اید. به همین دلیل در اینجا تنها به گزینه هایی می پردازیم که قبلا در مورد آن صحبت نکرده ایم.

- New features: به کمک این گزینه می توانید از آنچه به تازگی به گوگل داکس اضافه شده است آگاه شوید.

- Function List: با کلیک بر روی این گزینه شما به این صفحه راهنمایی می شوید که در آن لیست تمامی فانکشن ها یا دستوراتی که می توانید در اسپرد شیت اجرا کنید همراه با راهنمای آنها وجود دارد.