به اشتراک گذاری و حاشیه های آن

به اشتراک گذاری هر آنچه در گوگل داکس ایجاد می کنید، یکی از ویژگی های منحصر به فرد گوگل داکس است که این قابلیت باعث می شود تا شما و دوستان یا همکاران تان به صورت همزمان بر روی یک فایل کار کنید و آن را در صورت نیاز ویرایش کنید و یا تغییر بدهید.

در این بخش در مورد به اشتراک گذاری یک فایل و ارسال ایمیل از طریق آن برای افرادی که آن فایل با آنها به اشتراک گذاشته شده است، نظر دادن برای بخش خاصی از یک فایل، دسترسی به تغییرات یک فایل از زمان ایجاد آن و ایجاد کالکشن (Collection) و مدیریت آنها صحبت خواهد شد.

به اشتراک گذاری (Share)
برای به اشتراک گذاری یک فایل در گوگل داکس دو روش وجود دارد:

۱- اولین روش برای به اشتراک گذاری یک فایل، به اشتراک گذاشتن آن از طریق گزینه More در صفحه اصلی گوگل داکس است. برای این کار ابتدا فایلی که می خواهید آن را به اشتراک بگذارید، انتخاب می کنید و سپس از طریق More گزینه Share را انتخاب می کنید و سپس بر روی Share کلیک می کنید.

با کلیک بر روی Share پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود که شما از طریق گزینه Add people آدرس ایمیل فردی که می خواهید آن فایل را با وی به اشتراک بگذارید تایپ می کنید و سپس بر روی Share & save کلیک می کنید.

اگر دقت کنید چندین گزینه در پنجره به اشتراک گذاری وجود دارد که می توانید شرایط به اشتراک گذاری را تا حدودی سفارشی کنید. اگر بخواهید که دیگران بتوانند فایل به اشتراک گذاشته شده را ویرایش (Edit) کنند، باید وضعیت به اشتراک گذاری را بر روی Can edit تنظیم کنید. اگر بخواهید که دیگران تنها بتوانند بر روی فایل به اشتراک گذاشته شده نظر (Comment) بگذارند، باید وضعیت به اشتراک گذاری را بر روی Can comment تنظیم کنید و اگر بخواهید که دیگران بتوانند فایل به اشتراک گذاشته شده را تنها مشاهده (View) کنند، باید وضعیت به اشتراک گذاری را بر روی Can view تنظیم کنید.

اگر بخواهید که در هنگام به اشتراک گذاری فایل در گوگل داکس، آن فرد را از به اشتراک گذاری آن فایل مطلع کنید، باید گزینه Notify people via email را چک بزنید و اگر می خواهید که پیام خاصی را برای آن فرد بنویسید، تنها کافی است که بر روی عبارت Add Message کلیک کنید و با باز شدن جعبه ای سفید رنگ در آن پیام خود را بنویسید.

گزینه Send a copy to myself به شما این امکان را می دهد که یک نسخه از ایمیلی که برای دیگران به عنوان پیام به اشتراک گذاری فایل ارسال می شود را دریافت کنید و گزینه Paste the item itself into the email نیز محتوای داخل فایل را در ایمیل کپی و ارسال می کند.

در نهایت و پس از اتمام کار برای آنکه پنجره به اشتراک گذاری بسته شود بر روی Done کلیک می کنید.

۲- از طریق گزینه Share که در زمان باز کردن یک فایل در گوگل داکس آن را مشاهده می کنید و در سمت راست بالا در دسترس است که کارکرد آن مانند روش شماره ۱ است.

در زمانی که شما فایلی را با دیگران به اشتراک بگذارید و یا آنها آن را با شما به اشتراک بگذارند، در صفحه اصلی گوگل داکس دو گزینه خواهید دید که بسیار بدرد شما خواهند خورد. 

اگر به سمت چپ در صفحه اصلی گوگل داکس دقت کنید، گزینه ای با نام Owned by me را مشاهده خواهید کرد که با کلیک بر روی آن تنها فایل هایی که شما آنها را ایجاد کرده اید را مشاهده می کنید و اگر بر روی گزینه Collections shared with me کلیک کنید، تنها فایل هایی را مشاهده خواهید کرد که دیگران با شما به اشتراک گذاشته اند.

ارسال ایمیل به افراد مشترک
زمانی که شما یک فایل را در گوگل داکس با دیگران به اشتراک گذاشته باشید، می توانید به آنها از طریق آن فایل ایمیل ارسال کنید.

برای این کار ابتدا باید بر روی File از طریق نوار ابزار کلیک کنید و سپس گزینه Email collaborators را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود که در آن می توانید عنوان ایمیل (به صورت پیش فرض نام فایل نوشته شده است) و متن ایمیل را تایپ کنید و سپس از طریق ستون سمت راست انتخاب کنید که این ایمیل به چه کسانی ارسال شود.

در نهایت بر روی Send کلیک می کنید تا متنی که نوشته اید همراه با لینک فایل برای فردی که انتخاب کرده اید ارسال شود.

نظر دادن در مورد محتوای یک فایل یا کل آن
اگر شما یک فایل (داکیومنت، پرزنتیشن، ترسیم) را در گوگل داکس به اشتراک گذاشته باشید، می توانید بر روی هر یک از بخش های موجود در آن فایل نظر یا Comment خود را بگذارید بدون آنکه دست در محتوای آن مطلب ببرید.

به طور کلی برای نظر دادن در یک فایل در گوگل داکس، دو روش وجود دارد:

۱- نظر گذاشتن برای محتوای داخل داکیومنت: فرض کنید که شما در مورد یک پاراگراف یکی از داکیومنت هایی که با شما به اشتراک گذاشته شده است، نظری دارید و می خواهید آن را بدون آنکه ساختار و محتوای متن آن پاراگراف را به هم بزنید، بنویسید.

برای این کار ابتدا آن قسمت از داکیومنت را انتخاب می کنید و سپس از طریق گزینه Insert بر روی Comment کلیک می کنید.

با کلیک کردن بر روی Comment، پنجره ای زرد رنگ در سمت راست باز می شود که شما می توانید در آن نظر خود را بنویسید و سپس بر روی Comment کلیک کنید تا آن ثبت شود.

به این صورت شما نظر خود را در مورد آن قسمت از متن بدون آنکه دستی در محتوا و یا ساختار داکیومنت ببرید، اضافه کرده اید.

۲- نظر گذاشتن برای کل یک فایل: گوگل داکس به شما اجازه می دهد که برای کل یک فایل که می تواند داکیومنت، پرزنتیشن و ترسیم باشد، نظر خود را اضافه کنید. برای اینکه نظر خود را برای کل یک داکیومنت، پرزنتیشن و ترسیم وارد کنید، باید بر روی گزینه Comments که در کنار گزینه Share در داخل داکیومنت، پرزنتیشن و ترسیم و در سمت راست بالا قرار دارد، کلیک کنید و سپس با باز شدن پنجره نظر خود را وارد کنید و سپس بر روی Comment کلیک کنید.

و به راحتی می توانید در مورد کل داکیومنت، پرزنتیشن و ترسیم نظر خود را بگویید.

ایجاد کالکشن و به اشتراک گذاشتن آن
در درس «نگاهی کلی به گوگل داکس- بخش دوم» در مورد کالکشن (Collection) صحبت کردیم و کاربرد آن را به صورت خلاصه عنوان کردیم.

کالکشن نقشی مانند فولدر (Folder) را دارد و شما می توانید فایل های مختلف خود را به کمک آن دسته بندی کنید. به عنوان مثال می توانید تمامی فایل های پروژه پایان سال خود را در کالکشنی با نام «پروژه» ذخیره کنید. روش ایجاد یک کالکشن مانند روش ایجاد داکیومنت، اسپردشیت و... است و شما با کلیک بر روی Create و انتخاب Collection می توانید یک کالکشن درست کنید.

برای اضافه کردن فایل های مختلف به یک کالکشن نیز تنها کافی است که آن فایل را گرفته و به داخل کالکشن مورد نظر رها کنید (Drag & Drop) و یا آنکه فایل مورد نظر را انتخاب کرده و سپس از طریق More گزینه Organise را انتخاب کرده و از بین کالکشن های مختلف، کالکشن مورد نظر خود را تیک زده و سپس بر روی Apply Change کلیک کنید.

نکته: زمانی که کالکشنی ایجاد کنید، گزینه ای در ستون سمت راست صفحه اصلی گوگل داکس با نام My collections ایجاد می شود که شما از طریق آن می توانید به تمامی کالکشن هایی که ایجاد کرده اید دسترسی پیدا کنید و تمامی آنها را در یک مکان مشاهده کنید.