مدیریت کارها با استفاده از جیمیل

تا اینجا نکات زیادی در مورد ایمیل آموخته اید. بخش زیادی از آنها برای مدیریت بهتر کارها و امور روزانه بود. اما جیمیل برای داشتن یک زندگی منظم تر ساخته شده است. بنابراین به وسیله ابزارهایش به شما کمک می کند تا کارهای روزانه را هم با آن مدیریت و سازماندهی کنید. منظور از کارهای روزانه می تواند هر چیزی باشد. هر یک از ما در طول روز کارهای مختلفی را انجام می دهیم. هر چقدر بهتر بتوانیم کارهای روزانه و برنامه های بلند مدت مان را مدیریت کنیم احتمال موفق شدن در مسیر مورد نظر بیشتر خواهد بود. اما برای استفاده از سیستم های مدیریت کار، نیاز نیست حتما اهداف بزرگی داشته باشید و مسوولیت های بزرگ به عهده تان باشد. هر کسی با استفاده از این روش ها می تواند تاثیر فوق العاده آنها را مشاهده کند.

به کلمه «کار» یا «تسک - Task» دقت کنید. در این درس آن را زیاد می شنوید. کار می تواند هر چیزی باشد. برای مثال امروز باید برای خرید بیرون بروید. لیست خرید شما شامل: تخم مرغ، خمیردندان و سیب زمینی، «کارهایی» است که باید انجام بدهید. خواندن فصل سوم کتاب درسی ریاضی هم یک کار محسوب می شود. در این درس می خواهیم به طور خلاصه بگوییم که چگونه می توان از جیمیل و امکانات اش برای مدیریت «کارها» استفاده کرد.

دو شیوه برای استفاده از جیمیل جهت مدیریت کارها وجود دارد که هر یک مزایا، معایب و طرفداران خود را دارد. یکی استفاده از فیلترها و لیبل های جیمیل برای لیست کردن کارها است و روش جدیدتر، گزینه Tasks در جیمیل است که به صورت جداگانه می توانید به مدیریت کارهایتان بپردازید.

استفاده از امکان Tasks جیمیل برای سازماندهی کارها
جیمیل مدتی است که گزینه ای به نام Tasks را به منوی سمت چپ خود در زیر لینک Inbox اضافه کرده است که کمک زیادی به مدیریت کارهای روزانه و همچنین برنامه ریزی های آینده می کند. استفاده از این امکان مطمئنا کمک بزرگی به افزایش کارآیی و کاهش اتلاف وقت خواهد کرد. در اینجا به صورت مرحله به مرحله کار با بخش مدیریت کارهای جیمیل را بررسی می کنیم و در این مسیر تا حدی از روشی به نام جی تی دی (GTD) کمک می گیریم.

جی تی دی یک شیوه سازماندهی کارها و مدیریت آنها است که توسط دیوید آلن ابداع شده است. در روش جی تی دی هدف اصلی این است که فرد تمامی کارها و تسک های اش (امور محوله، وظایف) را از ذهنش خارج کرده و آنها را در جای مشخصی ثبت، اولویت بندی و مرتب نماید. آنگاه با فراغ بال به انجام آنها بپردازد. با این کار، ذهن بدون درگیری با کارها و فعالیت برای نظم دهی آنها و به یاد آوردن شان، تنها بر روی انجام کاری که اولویت آن فرا رسیده تمرکز می کند.

چرخی در آزمایشگاه جیمیل

احتمالا شما هم مانند بسیاری از کاربران، از جیمیل راضی بوده و آن را یکی از بهترین سرویس های ایمیل اینترنت می دانید. اما مدیران جیمیل هنوز ایده های بسیار زیادی برای توسعه و تکمیل امکانات این سرویس در سر دارند. کاربران جیمیل هم پیشنهادهای شان را برای تیم کاری جیمیل می فرستند. کارکنان گوگل هم نظرات و ایده های فراوانی برای بهبود سیستم جیمیل دارند.
در این میان مهمترین موضوع تصمیم گیری بر سر آن است که کاربر از کدامیک از این امکانات و قابلیت های پیشنهادی بیشتر استفاده می کند و برایش مفید و کاربردی تر هستند؟ این انتخاب با سنجش معیارهای فراوانی انجام می شود. اما گاهی هم تصمیم اشتباهی است!

برای همین گوگل اقدام به راه اندازی یک آزمایشگاه برای سرویس جیمیل کرده است. هرگاه نسخه آزمایشی یک قابلیت یا ابزار آماده شود، آن را در این آزمایشگاه قرار می دهند، تا همه شما (به عنوان کاربران جیمیل) تصمیم بگیرید که کدام یک به درد بخور است و چه مواری باید فراموش شوند. هر قابلیتی که با استقبال کاربران روبرو شود، برای گنجانده شدن در آپدیت های بعدی جیمیل انتخاب می گردد.
در این درس به بررسی شیوه فعال و غیر فعال کردن امکانات Gmail Labs و همچنین معرفی برخی از بهترین ابزارهای موجود در آن می پردازیم.
فعال و غیر فعال کردن برنامه های Labs
برای دسترسی به Labs جیمیل تنها کافی است که از طریق صفحه Mail Settings به تب Labs بروید. در اینجا لیست کامل برنامه های آزمایشی جیمیل را می توانید ببینید. برای فعال کردن هر برنامه تنها کافی است دکمه رادیویی کنار عبارت Enable را که در مقابل نام برنامه قرار دارد، کلیک کنید. پس از اینکه برنامه های مورد نظر را انتخاب کردید، دکمه Save Changes را در بالای صفحه بزنید، تا برنامه های انتخابی فعال شوند. غیر فعال کردن هر برنامه هم به همین صورت و با استفاده از گزینه Disable قابل انجام است.

چگونگی بازیابی رمز عبور جیمیل

هر کسی ممکن است بعد از مدتی سر نزدن به ایمیل اش، رمز ورود آن را فراموش کند. یا اینکه ایمیل تان هک شده و توسط جناب خرابکار تصرف شود. در این حالت در کنار یک لیوان آب سرد برای فرو نشاندن عصبانیت، یک دستورالعمل برای بازیابی رمزعبور و بازپس گیری ایمیل می تواند بسیار کارگشا و مفید باشد.
اولین مرحله، جمع آوری اطلاعاتی است که جیمیل برای ریست کردن رمزعبور از شما درخواست می کند. پیشنهاد می کنم این لیست را آماده کرده و همیشه در جای امنی نگه داری کنید، چون همانطور که می بینید، برخی موارد آن را تقریبا هیچ کدام مان حفظ نیستیم و حتی آنها را نمی دانیم! در این مرحله شما باید یک سری اطلاعات از جیمیل خودتان داشته باشید.
۱- به خاطر داشته باشید که کدام یک از سرویس های گوگل تان بر روی این اکانت فعال هستند و از چه زمانی استفاده از آنها را شروع کرده اید. تاریخ ها را به میلادی و به صورت روز، ماه، سال یادداشت کنید. اگر هم مدت زیادی از آن گذشته و در سایت های آن نمی توانید تاریخ را بیابید، آن را با تقریب یکی دو ماه وارد کنید. جیمیل، اورکات، بلاگر، داکس، کلندر، یوتیوب، تاک، ریدر، بوکس، ادورد، آلرتس، نیوز، پیکاسا و… حداقل ۴ مورد به جز جیمیل، اورکات و بلاگر را باید در خاطر داشته باشید.
۲- ماه و سال ساخت اکانت گوگل تان را به میلادی به یاد داشته باشید. راحت ترین راه برای یافتن این تاریخ این است که در صفحه Settings یا Mail Settings جیمیل تان، تب Forwarding and POP/IMAP را باز کنید. اگر قابلیت POP جیمیل تان فعال باشد، در کادر POP Downlaod گزینه ای شبیه به این را خواهید یافت: Status: for all mail that has arrived since 9/17/07. درست حدس زده اید، این اعداد همان تاریخ ساخت اکانت شما هستند.

تهیه نسخه پشتیبان از ایمیل ها در جیمیل

تا به حال اطلاعات مهم تان را از دست داده اید؟ چه اتفاقی رخ می دهد اگر یک روز متوجه شوید به هر دلیل تمام ایمیل هایتان را از دست داده اید و دیگر به آنها دسترسی ندارید؟ ممکن است اکانت ایمیل تان هک بشود. شاید بتوانید اکانت جیمیل تان را برگردانید، اما برخی اوقات نفوذگر محترم ممکن است تمامی ایمیل ها و اطلاعات درون جیمیل تان را قبل از سر رسیدن شما پاک کرده باشد. یا اینکه به دلایلی، بیش از ۹ ماه از ایمیل تان استفاده نکرده باشید و خود جیمیل زحمت پاک کردن پیام ها را کشیده باشد. شاید هم به دلیل حواس پرتی برخی ایمیل های مهم را پاک کرده باشید و بعدها به مشکل بر بخورید. اما با داشتن یک نسخه پشتیبان خیال تان راحت است.
برای پشتیبان گیری روش های رایگان متعددی وجود دارد و در کنار آن نرم افزارها و سایت های فراوانی هم هستند که با دریافت مبلغ کمی، این کار را برای تان انجام می دهند. در این درس به برخی از این روش ها خواهیم پرداخت.
مهمترین نکته برای پشتیبان گیری این است که یک برنامه منظم و همیشگی برای این کار داشته باشید. تا بک آپ (پشتیبان) به روز و کاربردی در اختیار داشته باشید.
الف: استفاده از برنامه های بک آپ
۱- برنامه Gmail backup نرم افزاری رایگان و با قابلیت کاربری ساده است و همان کاری را انجام می دهد که از اسمش پیدا است. تنها کافی است اطلاعات اکانت تان را در اختیارش بگذارید تا تمامی ایمیل های تان را دانلود کند، به صورت امن ذخیره کرده و هر لحظه که لازم باشد آنها را به جیمیل تان برگرداند.  فقط به یاد داشته باشید که این برنامه تنها لیبل های انگلیسی با کاراکترهای [a-z و A-Z و 0-9] را بک آپ می گیرد و قبل از شروع کار با آن باید نام لیبل ها را در جیمیل اصلاح کنید.

این برنامه رایگان تنها برای سیستم عامل های ویندوز و لینوکس تهیه شده است. نرم افزار جیمیل بک آپ را می توانید از این وب سایت دریافت کنید.

۲- برنامه ۲۰ دلاری Gmail Keeper هم تقریبا کاری مشابه جیمیل بک آپ انجام می دهد. با این تفاوت که همه انواع لیبل را به راحتی شناسایی کرده و ایمیل های دانلود شده را در قالب یک فایل زیپ نگه داری می کند. این برنامه همچنین قابلیت پشتیبانی از چندین اکانت جیمیل را دارد و می توانید با رمزگذاری ایمیل های دانلود شده، از آنها به خوبی محافظت نمایید. علاوه بر این، جیمیل کیپر امکان برنامه ریزی برای بک آپ گیری های خودکار و منظم را هم دارد.

ب: استفاده از سایت های پشتیبان گیر.

مکاتبات ایمیلی به صورت رمزنگاری شده

اغلب ایمیل ها تا رسیدن به دست گیرنده، مسافرت دور و درازی را در اینترنت طی می کنند. از میان شبکه های امن و ناامن می گذرند. بعضی جاها کنترل می شوند. از جاهایی به سادگی عبور می کنند و روی برخی سرورها کپی های شان باقی می ماند. در مدت زمان کوتاهی، بسیاری از افرادی که به این شبکه ها و سرورها دسترسی دارند، می توانند کپی ایمیل ها را بخوانند. شکارچیان بسته های اطلاعاتی هم که به راحتی امواج اطلاعات سرگردان در هوا را دزدیده و اطلاعات ارسالی و دریافتی را صاحب می شوند.
خب، با این اوضاع، چگونه حاضر می شوید که اطلاعات مهم تجاری، مالی و شخصی را از طریق ایمیل ارسال کنید؟ از طرفی هم چگونه بدون استفاده از ایمیل می توانید آنها را به این سهولت رد و بدل کنید؟ به گمانم شما هم با من هم عقیده باشید که مهمترین کار در امنیت اطلاعات، رمزنگاری و حفظ آنها از چشمان نامحرم باشد! نه تنها دولت ها و سازمان های اطلاعاتی در همه دنیا به دنبال خواندن ایمیل ها و کشف اسرار افراد هستند، حتی تعداد شرکت هایی هم که در ایمیل های کارکنانشان سرک می کشند، روز به روز بیشتر می شود.
یکی از ساده ترین کارها برای امنیت ایمیل های ارسالی که جیمیل هم از آن استفاده می کند، استفاده از پروتکل ارسال و دریافت امن اطلاعات تحت وب است که آن را با نام SSL می شناسید و نشانه آن هم، عبارت HTTPS در آدرس جیمیل است. در این سیستم اطلاعات روی کامپیوتر شما رمزگذاری شده و در سرورهای گوگل رمزگشایی شده و برای گیرنده ارسال می شوند. اگر گیرنده هم از جیمیل استفاده کند، که اطلاعات دوباره رمزشده و برای وی ارسال می شوند. اما اگر از ایمیل های ناامن استفاده کند، اطلاعات از سرور گوگل تا کامپیوتر گیرنده، دوباره مانند بره سرگردانی در میان گله گرگ ها است.
هم برای حفظ امنیت ایمیل از کامپیوتر خودتان تا کامپیوتر گیرنده و هم برای اضافه کردن یک لایه امنیتی علاوه بر SSL گوگل، باید به دنبال شیوه مناسب و راحت دیگری برای رمزگذاری اطلاعات باشیم. یکی از شیوه های مرسوم که ابزارهای مناسبی هم برای استفاده از آن وجود دارد، تکنولوژی PGP، مخفف Pretty Good Privacy است.