آشنایی با کاربرد لیستها
در صورتیکه شما با اطلاعات و داده های زیادی همچون لیست مشتریان یک شرکت ،لیست دانش اموزان یک مدرسه و... سر و کار دارید می توانید از قابلیت ایجاد لیست در اکسل استفاده کنید تا بتوانید اطلاعات خود را بهتر مدیریت کنید.
لیست به جدولی از داده ها گفته می شود که می توان آنها را ذخیره کرد.
به هر سطر از این جدول ها یک رکورد و به عنوان ستون از هر رکورد یک فیلد گفته می شود.
اصول ایجاد یک لیست در Excel
جهت ساختن یک لیست دراکسل مراحل زیر را دنبال کنید:
1-یک Sheet یا کاربرگ جدید ایجاد کنید.
2-برای هر یک از فیلدها یک عنوان ستون انتخاب کنید.
3-عنوان فیلدها را از وسط ستون تراز کنید و فونت آنها را از نظر نوع،رنگ،رنگ زمینه و ... آرایش کنید.
4-سلولهای زیر عناوین ستونها را به صورتی مناسب با داده هایی که قرار است در آنها قرار گیرند قالب بندی نمائید.
رکوردهای جدید خود را زیر سطر عنوان ستون ها وارد نمائید.مرتب کردن: چیدن مجدد خانهها بر اساس محتویات آنها
گاهی ممکن است پس از تایپ دادههای یک کاربرگ با ترتیبی مشخص، نظر شما در مورد ترتیب به کار رفته تغییر کرده و بخواهید از ترتیبی دیگر برای نمایش دادن یا چاپ دادههای مزبور استفاده کنید. برای مثال فرض کنید لیستی از اعداد را در ستونی از یک کاربرگ وارد کردهاید. با انتخاب محدودهای از خانهها و کلیک کردن روی دکمه sort Ascending (sort Descendingمیتوانید چیدمان خانهها مزبور را به نحوی تغییر دهید که Excel آنها را بر مبنای افزایش (یا کاهش) مقادیر نمایش دهد. با انجام این عمل، ممکن است خواندن محتویات لیست ثبت شده سادهتر از وضعیت قبلی (قبل از مرتب کردن محتویات مزبور) گردد.
مرتب کردن (sorting)
ترتیب مرتب شدن (sort order)
روش بخصوصی برای تغییر ترتیب قرارگیری خانهها براساس مقادیر موجود در آنها.
برای مثال ترتیب مرتب شدن میتواند به صورت الفبایی یا عددی بوده و یا به صورت صعودی (از صفر تا 9 یا از A تا z) یا نزولی ( از zتا A یا از 9 تا صفر) باشد.
مثال- مرتب کردن یک لیست ساده
1- در sheet1 روی خانه A73 کلیک کرده و برچسب orginal را وارد کنید.
2- شش عدد 453، 123، 340، 683، 987، 213 را در شش خانهای که در زیر خانه A73 قرار دارند و تشکیل یک لیست عمودی را میدهند، وارد کنید.
3- برچسبهای Ascending (به معنای صعودی) و Descending (به معنای نزولی) را در خانههای B73 و C73 وارد نمائید.
5- محدوده خانههای C79: B74 را وارد کرده و ترکیب کلیدهای v+ ctrl را فشار دهید.
6- محدوده خانههای B79: B74 را انتخاب کرده و روی دکمه Sort & Filter واقع در نوار ابزار standard کلیک کنید و گزینه Sort A to Z را انتخاب کنید.
7- محدوده خانههای C79: C74 را انتخاب کرده و گزینه Sort Z to A را از دکمه Sort & Filter موجود در تب Home انتخاب کنید.
شناسایی اصول کار با Auto Filter
یکی از قابلیتهای کاربردی نرم افزار Excel فرمان Filter است که توسط آن می توانید رکوردهایی از لیست که دارای شرایط خاص باشند را انتخاب و فیلتر نمائید.
برای دسترسی به گزینه Filter می توانید از دکمه Editing موجود در تب Home گزینه Sort & Filter و سپس گزینه Filter را انتخاب نمائید.
برای این منظور مراحل زیر را اجرا نمائید.
1 – ابتدا فایل مورد نظر را باز نمائید
3 – از آدرس گفته شده در بالا گزینه Filter را انتخاب نمائید.
مشاهده می کنید که در کنار هر عنوان یک فلش رو به پایین ایجاد شده است.
با انتخاب این گزینه کادر تنظیمات آن مطابق شکل باز می شود.در فیلد اول نمره مورد نظر مثلا" 12 و در فیلد دوم نیز یکی از موارد را انتخاب کنید مثلا" رنگ قرمز برای سلول و رنگ قرمز تیره برای نمره و OK کنید.