آموزش تصویری Outlook 2010

در این نرم افزار آموزشی مهارتهای مورد نیاز برای کار با E-Mail و مدیریت اطلاعات شخصی توسط برنامه Outlook را یاد خواهید گرفت. در بخش قبل روش نصب این نرم افزار را فرا گرفتید در این بخش برای شروع، مطالبی در مورد محیط Outlook و روش کار با آن را بررسی خواهیم کرد. نرم افزار Outlook برای مدیریت اطلاعات فردی در کامپیوتر بکار می‌رود. اگر شما به یک شبکه یا Internet متصل هستید، می‌توانید از Outlook برای تبادل اطلاعات و گفتگو با دیگران از طریق E-Mail استفاده کنید. برای اجرای برنامه Outlook روی دکمه Start کلیک کنید.
منوی All Programs را باز کنید.
منوی فرعی Microsoft Office را باز کنید.
از منوی فرعی باز شده گزینه Microsoft Office Outlook 2010 را انتخاب کنید.

روی دکمه Next کلیک کنید.

در این قسمت شما می‌توانید یک ایمیل برای خود بسازید. این مورد را بعداً بررسی خواهیم کرد. گزینهNo را انتخاب کنید.
روی دکمه Next کلیک کنید.



در این قسمت به شما یادآور می‌شود که در صورتی که آدرس ایمیلی وارد نکنید امکان دریافت و ارسال ایمیل را نخواهید داشت. شما می‌توانید با فعال کردن جعبه چک مشخص شده عملیات را بدون وارد کردن آدرس ایمیل ادامه داده و این کار را به زمان دیگری موکول کنید. ما قصد داریم که آدرس پست الکترونیکی را وارد کنیم. روی دکمه Back کلیک کنید تا به صفحه قبل برگردیم



روی دکمه Next کلیک کنید.



می‌خواهیم تنظیمات ایمیل را بصورت دستی وارد کنیم. روی گزینه Manually configure server settings or additional server types کلیک کنید.



بر روی دکمه Next کلیک کنید.
در این مرحله باید نوع سرویس پست الکترونیکی و روش دسترسی به آن را مشخص کنید. گزینة پیشفرض این قسمت Internet E-Mail است که ما آن را قبول میکنیم. روی Next کلیک کنید.



حالا باید مشخصات حساب پستی خود را در قسمتهای مختلف این صفحه وارد کنید. توجه کنید که مشخصات حساب پستی توسط شرکت ارائه دهنده سرویس پستی در اختیار شما قرار میگیرد. اولین بخشی که باید آن را تکمیل کنید قسمت، User Information است که شامل نام و آدرس پست الکترونیکی شماست. در صفحة بعد ما نام و آدرس پست الکترونیکی مورد نظر را بهترتیب در جعبه متنهای Your Name و E-Mail Address وارد خواهیم نمود.



قسمت Server Information که در ادامه به تکمیل آن خواهیم پرداخت، شامل اطلاعاتی در مورد سرویس دهندة پست الکترونیکی شما میباشد. اولین گزینه موجود در این قسمت، مشخص کنندة نوع سرویس حساب پستی شما میباشد. نوع سرویس پیشفرض Outlook برای دریافت E-Mail ، pop3 است که ما آن را قبول میکنیم.



در دو جعبه متن Incoming mail server و Outgoing mail server(SMTP) واقع در قسمت Server Information باید آدرس سرویس دهندة ارسال و دریافت E-Mail را وارد کنید. باز هم توجه کنید که این مشخصات باید توسط شرکت ارائه دهندة سرویس پست الکترونیکی در اختیار شما قرار گیرند. در صفحة بعد ما این دو قسمت را تکمیل میکنیم.

---

برای آنکه Outlook بتواند به حساب پستی شما وارد شود باید نام کاربری و کلمة عبور حساب پستی خود را به Outlook معرفی کنید. برای این منظور از جعبة متنهای User Name و Password، واقع در قسمت Logon Information استفاده کنید. در صفحة بعد ما خودمان یک نام کاربری و کلمة عبور را در این قسمت وارد میکنیم.
حالا اطلاعات مورد نیاز برای برقراری ارتباط با حساب پستی در اختیار Outlook قرار گرفته است. روی کلید Next کلیک کنید.



در این مرحله صحت برقراری ارتباط با حساب پستی مورد نظر را مورد آزمایش قرار می‌گیرد و برای آزمایش یک ایمیل تستی نیز ارسال می‌گردد. در اینجا با نمایش علامت تیک سبز رنگ مشخص شده است که مشکلی در دریافت و ارسال نداریم. در صورتی که در ارسال ایمیل مشکلی داشتید ا کلیک بر روی دکمه More Setting وارد سربرگ Outgoing Server شده و گزینه My Outgoing Server(SMTP) Requires athentication را فعال کنید. روی دکمه Close کلیک کنید.



در اینجا Outlook به شما اعلام میکند که مراحل معرفی حساب پستی با موفقیت به پایان رسیده و برای خروج از این قسمت باید روی دکمه Finish کلیک کنید.



اکنون برنامة Outlook اجرا شده است و شما میتوانید محیط آن را مشاهده کنید. در ابتدای کار بهتر است با قسمتهای مختلف این محیط بیشتر آشنا شوید.
همان طور که مشاهده می‌کنید نامه‌ای که در زمان تست به صورت خودکار فرستاده شد در صندوق ورودی ما یا Inbox قرار دارد.



در اینجا برای آنکه قسمتهای مختلف محیط Outlook را به شما شرح دهیم، فرض کردهایم که چند پیغام E-Mail برای شما رسیده است. شما در فصل بعد با تنظیمات لازم برای ارسال و دریافت E-Mail آشنا خواهید شد. برای دریافت E-mail های جدید بر روی دکمه مشخص شده کلیک کنید.



نوار مشخص شده توسط کادر آبی که‌ در بالای‌ صفحه‌ نمایش‌ مشاهده‌ می‌کنید، Title Bar (نوار عنوان) نامیده‌ می‌شود. این‌ نوار نام‌ قسمتی از Outlook که‌ شما در حال‌ کار با آن‌ هستید را نشان‌ می‌دهد و هنگامی‌ که‌ شما با قسمتهای‌ مختلـف‌ Outlook از قبیل‌ پیغامهای‌ E-mail یا تقویم‌ کار می‌کنید، عبارت داخل‌ این‌ نوار تغییر می‌کند.



در سمت چپ نوارعنوان یک میله ابزار کوچک به نام Quick Access ‌قرار دارد. این میله ابزار شامل ابزارهایی است که زیاد استفاده می‌شوند. اکنون دو دکمه دریافت و ارسال ایمیل و Undo در این میله ابزار وجود دارد.



روی دکمه مشخص شده کلیک کنید.



در این قسمت لیست دکمه‌هایی که می‌توانید بر روی این میله ابزار قرار دهید نمایش داده شده است. اکنون در کنار دو گزینه Undo و Send / Receive All Folders علامت تیک وجود دارد. در صورتیکه بر روی یکی از این دو گزینه کلیک کنید دکمه مربوط به آن از میله ابزار حذف می‌شود. در صورتیکه بر روی گزینه‌های دیگر کلیک کنید دکمه مربوط به آن گزینه بر روی میله ابزار اضافه می‌شود.



در محلی خارج از منو کلیک کنید تا این منو بسته شود.
قسمت مشخص شده دکمه File نامیده می‌شود. با فشردن این دکمه پنجره ذخیره فایل، باز کردن، چاپ و ... باز می‌شود. روی دکمه File کلیک کنید.

---

در ادامه این نرم‌ افزار آموزشی گزینه‌های موجود در این قسمت را بررسی خواهیم کرد. روی دکمه File کلیک کنید.



قسمتی که با کادر قرمز مشخص شده است مجموعه ابزارهای Outlook است. به این مجموعه Ribbon گفته می‌شود. Ribbon دارای چندین برگه یا قسمت است. اکنون بصورت پیش فرض برگه Home فعال است. در برگه Home ابزارهایی که از همه بیشتر استفاده می‌شوند قرار دارند.



در صورتیکه به ابزارهای موجود در Ribbon توجه کنید مشاهده می‌کنید که این ابزارها در 8 دسته قرار دارند. هر دسته شامل ابزارهای مرتبط به هم است.



در پایین و سمت راست بعضی از گروه‌ها یک دکمه با فلش کوچک قرار دارد. با کلیک بر روی این دکمه پنجره‌ای باز شده و ابزارهای دیگر مربوط به این دسته را نمایش می‌دهد. برای مثال روی دکمه مشخص شده در قسمت Quick Step کلیک کنید.



در این پنجره می‌توانید به تمامی امکانات مربوط به Quick Step دسترسی داشته باشید. روی دکمه Cancel کلیک کنید.



ابزارهایی که بصورت کمرنگ در Ribbon نمایش داده می‌شوند، ابزارهایی هستند که هم اکنون نمی‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید. این ابزارها در شرایط خاصی فعال خواهند شد. ( برای مثال دکمه Find a Contact اکنون قابل انتخاب نیست)



نوع دیگر ابزارها کلیدهایی هستند که می‌توانند فشرده یا غیر فشرده باشند. زمانی که فشرده یا فعال هستند با یک زمینه نارنجی رنگ نمایش داده می‌شوند.
در سمت راست محیط Outlook یک تقویم وجود دارد که با استفاده از آن علاوه بر مشاهدة تاریخ جاری، میتوانید قرار ملاقاتها و کارهای تعیین شده برای ایام خاص را نیز ببینید. برای مشاهده این قسمت بر روی فلش مشخص شده کلیک کنید.



اگر از این قسمت زیاد استفاده نمیکنید بهتر است آن را مخفی کنید تا فضای کاری بیشتری در اختیار داشته باشید. روی فلش مشخص شده است کلیک کنید تا این قسمت مخفی شود.



پنل سمت چپ صفحه یا Navigation Panel شامل گزینه هایی برای مدیریت Email های ارسال شده، دریافت شده، خوانده نشده، پاک شده و... می‌باشد. همچنین در این قسمت گزینه هایی برای دسترسی به تقویم، مدیریت ملاقاتها و وظایف قرار گرفته‌اند. در بخشهای بعدی قسمتهای مختلف این پنل را به شما معرفی خواهیم کرد.



شما می‌توانید یک‌ پوشه‌ جدید در پنل Navigation بسازید و ایمیلهای دلـخواه‌ خود را در این‌ پوشه‌ قرار دهید. برای‌ این‌ کار بر روی برگه Folder کلیک کنید.

---

روی دکمه New Folder کلیک کنید.



در پنجره‌ Create New Folder باید یک‌ نام‌ برای‌ پوشه‌ جدید وارد کنید. بعد از وارد کردن‌ نام‌، باید تعیین‌ کنید که‌ چه‌ نوع‌ اطلاعاتی را می‌خواهید در این‌ پوشه‌ قرار دهید. از آنجا که ما این پوشه را برای نگهداری نامه‌ها و اطلاعات مربوط به شرکت نیاز داریم، نام شرکت یعنی Eniac را برای آن در نظر می‌گیریم. عبارت‌ Eniac را تایپ‌ کنید.



اکنون شاخه Inbox انتخاب شده است که باعث می‌شود شاخه Eniac در شاخه Inobox ایجاد گردد. قصد داریم شاخه جدید Eniac در شاخه اصلی ایجاد شود. پس باید شاخه اصلی را انتخاب کنیم. روی‌ شاخه مشخص شده کلیک کنید تا انتخاب شود.



روی دکمه OK کلیک کنید.



همانطور که مشاهده می‌کنید شاخه Eniac ایجاد شده است. در صورت نیاز شما می‌توانید با کلیک بر روی این شاخه و فشردن دکمه Delete از صفحه کلید، آن را حذف کنید.



با توجه به نیاز خود می‌توانیم تغییراتی درRibbon ایجاد کنیم . برای انجام این کار روی برگه File کلیک کنید.



روی گزینه Options کلیک کنید.



گزینه Customize Ribbon را انتخاب کنید.



در این قسمت می‌توانیم یک گروه جدید به Ribbon انتخاب شده اضافه کنیم و یا یک Ribbon جدید ایجاد کنیم و ابزار های مورد نیاز خود را در این گروه یا Ribbon جدید قرار دهیم.
در صورتی که هر کدام از جعبه چک ها را غیر فعال کنید آن Ribbon در صفحه اصلی نمایش داده نمی‌شود. بر روی دکمه Cancel کلیک کنید.



نوارهای‌ لـغزان‌ که‌ در سمت‌ راست‌ هر پنجره‌ قرار دارند، برای‌ حرکت‌ بین‌ عناصر مختلـف‌ آن‌ پنجره‌ بکار می‌روند. با بالا و پایین‌ کشیدن‌ یک‌ نوار لـغزان‌ عمودی‌، شما به‌ عناصر بیشتری‌ در یک‌ پنجره‌ دست‌ خواهید یافت‌.
یک‌ راه‌ دیگر برای‌ حرکت‌ در پنجره‌های‌ Outlook کلـیک‌ کردن‌ بر روی‌ فلـش‌ های‌ رو به‌ بالا و رو به‌ پایین‌ در یک‌ نوار لـغزنده‌ می‌باشد. با هر کلـیک‌ بر روی‌ این‌ فلـشها، محیط نمایش‌ مقدار کمی ‌به‌ بالا و پایین‌ حرکت‌ می‌کند. این‌ فلـشها معمولا به‌ رنگ‌ خاکستری‌ و غیر فعال‌ هستند و تنها زمانی می‌توانید از آنها استفاده‌ کنید که‌ تعداد عناصر داخل‌ پنجره‌ به‌ اندازه‌ای‌ باشد که‌ امکان‌ نمایش‌ همه‌ آنها همزمان امکان‌ پذیر نباشد. در این‌ صورت‌ این‌ فلـشها فعال‌ می‌شوند.
دکمه Folder List واقع در پایین پنل موجب نمایش لیست کاملی از پوشه های قابل دسترسی در Outlook می‌شود.در این حالت تمامی‌پوشه هایی که در حالت عادی بطور مجزا و در گروههای مختلف نمایش داده می‌شوند، بطور همزمان و در کنار هم نمایش داده می‌شوند. روی‌ دکمه Folder List کلـیک‌ نمایید.

---

همانطور که‌ قبلا گفته‌ شد، Outlook شامل‌ قسمتهای‌ مختلـفی از قبیل‌E-mail، ملاحظات‌ (Notes)، وظایف‌ (Tasks)، قرارملاقاتها (Meetings) و ثبت‌ روزانه‌ (Journal) می‌باشد. قسمت‌ Folder List به‌ شما امکان‌ می‌دهد تا این‌ موارد را مرتب‌ و ساماندهی کنید. برای‌ دستیابی به‌ هر پوشه‌ کافی است‌ بر روی‌ نام‌ آن‌ در لـیست‌ کلـیک‌ کنید. از آنجا که‌ در حال‌ حاضر نیازی‌ به‌ منطقه‌ Folder List نداریم‌، آن‌ را می‌بندیم. روی‌ دکمه Mail کلـیک‌ کنید.



Outlook از نماها برای‌ نمایش‌ عناصر به‌ بهترین‌ نحو ممکن‌ استفاده‌ می‌کند. برای‌ مثال‌، در حال حاضر‌ شما ‌ تیتر E-mail های‌ خود را مشاهده ‌ می‌کنید. برای‌ تغییر نمایش‌ عناصر، از Current View در سربرگ‌ View استفاده‌ می‌شود. روی سربرگ View کلیک کنید.



روی فلش باز شونده Change View کلیک کنید.



گزینه Preview را انتخاب کنید.



انتخاب‌ این گزینه‌ باعث‌ نمایش‌ تیتر و سه‌ خط ابتدای‌ E-mail های‌ خوانده‌ نشده‌ می‌شود. حال می‌خواهیم به نمای قبلی باز گردیم. بر روی فلش مشخص شده کلیک کنید.



گزینه Compact را انتخاب کنید.



فرض‌ کنید شما احتیاج‌ به‌ راهنما در زمینه‌ انجام‌ یک‌ فعالـیت‌ خاص‌ دارید. در این‌ حالـت‌ می‌توانید از گزینه Microsoft Outlook Help استفاده کنید. روی آیکون مشخص شده کلیک کنید.



شما می‌توانید سئوال‌ خود را در این‌ جعبه‌ متن‌ وارد کنید تا سیستم‌ راهنمایی Outlook جواب‌ سئوال‌ شما را پیدا کند. برای سادگی کار در صفحة بعد ما خودمان سؤال مورد نظر را وارد خواهیم کرد.



دکمه Enter را فشار دهید.



همانطور که‌ مشاهده‌ می‌کنید، عناوین‌ مرتبط با کلـماتی که‌ شما وارد کردید، نمایان‌ شده‌اند. شما می‌توانید روی‌ هر عنوان‌ کلـیک‌ کنید تا جزئیات‌ بیشتری‌ را مشاهده‌ نمایید . روی‌ دکمه Close پنجرة بازشده کلـیک‌ کنید.