آموزش تصویری Msproject 2010 - قسمت دوم

در طی این بخش، با روش‌های مقدماتی ساخت و ویرایش یک پروژه آشنا خواهید شد. زمانیکه تمام‌ وظائف‌ (Task) لازم‌ برای‌ اجرای‌ پروژه‌ خود را تعیین‌ کردید، لازم‌ است‌ که‌ هر یک‌ از آنها را زمان‌بندی‌ نمایید. به‌ این‌ ترتیب‌ می‌توانید حداکثر زمان‌ پایان‌ پروژه‌ (Dead Line) را پیش‌بینی کنید. توجه‌ داشته‌ باشید که‌ باید قبل‌ از ساخت‌ برنامه‌ زمان‌بندی‌ شده‌ پروژه، تمامی امکانات‌ و هزینه‌های موجود را ارزیابی کنید تا بعدا مجبور به‌ ایجاد تغییرات‌ اساسی در آن‌ نشوید.
در اینجا ما میخواهیم یک پروژه جدید ایجاد کنیم. برای این منظور، از گزینه New واقع در سربرگ File استفاده خواهیم کرد. بر روی سربرگ‌ File کلیک کنید. 
روی گزینه‌ New کلیک نمایید. 

در پنجره Available Templates، سه قسمت وجود دارد. در قسمت اول با انتخاب Blank Project به شما این امکان داده می‌شود که یک پروژه خالی ایجاد کنید و از ابتدا شروع به کار کنید. با انتخاب گزینه Recent Templates شما می‌توانید از الگوهایی که اخیراً استفاده کرده‌اید، استفاده کنید و با انتخاب گزینه My Templates الگوهای خود را به برنامه اضافه کرده و از آن استفاده کنید. 

 

در قسمت دوم شما با انتخاب گزینه New from existing project می‌توانید یک پروژه جدید از روی پروژه‌ای که با این نرم‌افزار ایجاد شده است ایجاد کنید. با انتخاب گزینه New from Excel workbook می‌توانید پروژه خود را با توجه به یک فایل اکسل ایجاد نمائید. با انتخاب گزینه New from sharepoint task list می‌تواند پروژه خود را بر اساس فرمی در برنامه SharePoint ایجاد کنید.



در قسمت Office.com Templates می‌توانید در سایت آفیس به جستجوی الگوی مورد نظر خود با توجه به زیر شاخه های ارائه شده بپردازید. برای بررسی این موضوع بر روی دکمه Form کلیک کنید.



در قسمت فرم تنها فرم‌های ارزش‌یابی نشان داده شده است. بر روی دکمه evaluation کلیک کنید تا فرم های ارزش‌یابی موجود در سایت آفیس به نمایش در آید.



همانطور که مشاهده می‌کنید چندین فرم ارزش‌یابی به نمایش در آمده است که با انتخاب هر کدام می‌توانید آن را با استفاده دکمه Download از سایت آفیس دانلود کرده و بر روی کامپیوتر خود ذخیره کنید. برای بازگشت به صفحه ابتدایی New بر روی Home کلیک کنید.



اکنون می‌خواهیم الگوی یک پروژه Marketing را جستجو کنیم. در جعبه متن جستجو کلیک کنید.



عبارت Marketing را تایپ کنید.
بر روی دکمه مشخص شده کلیک کنید.



لیستی از پروژه‌های مربوط به Marketing به نمایش درآمده است. به عنوان مثال می‌‌خواهیم که پروژه اول را دانلود کنیم. بر روی دکمه Download کلیک کنید.



همانطور که مشاهده می‌کنید پروژه دانلود شده در برنامه باز شده است. شما می‌توانید بر اساس این پروژه جلو بروید. اکنون ما نیازی به این پروژه نداریم. برای بستن آن بر روی دکمه Close صفحه کلیک کنید. 

---

اکنون از شما پرسیده شده است که آیا می‌خواهید پروژه را ذخیره کنید یا خیر. ما این پروژه را برای بررسی گزینه Office Template دانلود کردیم و نیازی به ذخیره‌سازی آن نداریم. روی دکمه No کلیک کنید.



اکنون می‌خواهیم یک پروژه جدید ایجاد کنیم . روی سربرگ File کلیک کنید.
روی New کلیک کنید.



اگر بر روی My Template کلیک کنید خواهید دید که پروژه‌ای که دانلود کرده بودیم در این قسمت قابل مشاهده می‌باشد.



گفتیم که می‌توانید با استفاده از گزینه Blank Project یک پروژه خالی را ایجاد کنید. در این فصل، ما از همین آیکون برای ایجاد پروژه خود استفاده می‌کنیم. اکنون Blank Project انتخاب شده است . روی دکمه Create کلیک کنید.



به این ترتیب یک پروژه جدید ایجاد شده است. روی سربرگ Project کلیک کنید.



گزینه Project Information را انتخاب نمایید.



این پنجره اولین مرحله از مراحل ایجاد پروژه می‌باشد و مشخصات کلی آن را از کاربر درخواست می‌نماید . در قسمت Start Date , تاریخ پروژه تعریف می‌گردد.



قسمت Finish Date تاریخ پایان پروژه را معین می‌نماید. 



در قسمت Schedule From می‌توانید روش نمایش روند انجام وظایف مختلف پروژه را از شروع تا پایان یا بر عکس (از پایان تا شروع) تعیین نمایید.



منطقه Current Date که مربوط به تاریخ فعلی می‌باشد، بستگی مستقیم به تاریخ و زمان تنظیم شده در کامپیوتر شما و نوع تقویم مورد استفاده دارد اما در صورتیکه بخواهید، می‌توانید آنرا تغییر دهید روی‌ دکمه لـیست‌ Status Date، که با فلش مشخص شده است، کلـیک‌ کنید.

---

تاریخ Status Date مبنای شروع پروژه را تعیین می‌کند و در صورتیکه تاریخی برای آن در نظر نگیرید، MS Project مبنای شروع پروژه را بر اساس ساعت و تاریخ کامپیوتر شما محاسبه خواهد کرد. هر جا خارج‌ از لـیست‌ باز شده‌ کلـیک‌ کنید تا بسته‌ شود.



روی‌ دکمه باز کننده‌ لـیست‌ Calendar کلـیک‌ کنید .



به‌ صورت‌ پیش‌فرض‌، Microsoft Project از تقویم‌ کاری‌ استاندارد استفاده‌ می‌کند که‌ بر مبنای هشت‌ ساعت‌ کار در روز و پنج‌ روز کاری‌ در هفته‌ تنظیم‌ شده‌ است.‌ اما شما در این‌ لـیست‌ می‌توانید آن‌ را به صورت‌های ‌ دیگری مثل شبانه‌روزی‌ یا شیفت‌ شبانه ‌تنظیم‌ کنید. هرجا خارج‌ از لـیست‌ باز شده‌ کلـیک‌ کنید تا بسته‌ شود. 




عدد Priority تعیین‌ کننده‌ حق‌ تقدم‌ پروژه‌ می‌باشد و عددی‌ بین‌ 1 تا 1000 خواهد بود. این‌ قسمت‌، زمانی که‌ چند پروژه‌ بصورت‌ همزمان‌ و اشتراکی مشغول‌ به‌ کار باشند مورد استفاده‌ قرار می‌گیرد. معمولاً این قسمت زمانی بکار می‌آید که یک پروژه اصلی را به چندین پروژه کوچک و جداگانه تقسیم نمایید. پنجره‌ Project Information را ببندید.



برای خصوصی‌سازی تقویم مورد استفاده بر اساس برنامه کاری مورد نظر، می‌توانید از گزینه Options واقع در سربرگ File استفاده نمایید. سربرگ File را باز کنید.
روی گزینه‌ Options کلیک نمایید. 



روی گزینه Schedule کلیک کنید.



در قسمت Calendar واقع‌ در پنجره‌ Project Options، می‌توانید برای‌ خود یک‌ تقویم‌ کاری‌ دلـخواه‌ بسازید. برای‌ مثال، روز شروع‌ هفته، اولـین‌ ماه‌ کاری، ساعت‌ شروع‌ و پایان‌ کار در هر روز ، تعداد ساعات‌ کار در روز یا هفته‌ و تعداد روزهای کاری ‌هر ماه‌‌، همگی قابل‌ تغییر هستند. بنابراین، این قسمت برای کاربران ایرانی که تقویمی متفاوت با تقویم میلادی دارند بسیار کاربرد دارد. پنجره‌ Options Project را توسط دکمه Close ببندید.



توجه داشته باشید که تقویم اختصاصی ایجاد شده توسط شما ممکن است جوابگوی دقیق کار نباشد. به هر حال، برا ی ساخت یک تقویم غیر استاندارد و جدید ابزارهایی موجود است‌.گزینه‌ Change Working Time موجود در سربرگ Project را انتخاب‌ نمایید.



پنجره‌ Change Working Time، برای‌ تعیین‌ دقیق‌ روزها و ساعات‌ تعطیل‌ و نیمه‌ تعطیل‌ و همچنین‌ برنامه‌ کاری‌ کارمندان‌ در هر روز به‌ کار می‌رود. روی‌ دکمه Create New Calender کلـیک‌ کنید.



در این‌ پنجره‌ ، باید نامی را برای‌ تقویم‌ خود انتخاب‌ کرده‌ و یکی از دو گزینه‌ قابل‌ انتخاب‌ واقع‌ در پائین‌ پنجره را انتخاب‌ نمایید. گزینه‌ بالایی برای‌ ساخت‌ یک‌ تقویم‌ کاملا جدید به‌ کار می‌رود، در حالیکه گزینه‌ پائینی از یکی از تقویم‌های موجود کپی برداری‌ نموده‌ و آن‌ را برای ‌ویرایش‌ آماده‌ می‌سازد. روی‌ دکمه OK کلـیک‌ کنید.

---

حالا می‌توانید تغییرات مورد نظر را در این تقویم ایجاد نمایید. برای مثال شاید بخواهید یک تقویم کاری مطابق با استانداردهای محل کار خود بسازید. پس از پایان کار باید با استفاده از دکمه OK پنجره را ببندید . 



ابتدا باید مراحل‌ اصلـی پروژه‌ را نام‌گذاری‌ کرده‌ و در جدول‌ وظائف‌ وارد نمایید و بعد از آن، مراحل‌ وابسته‌ به‌ هر مرحلـه‌ اصلـی پروژه ‌یعنی وظائف‌ فرعی (Subtask ها) را در جدول‌ درج‌ نمایید. برای‌ نام‌گذاری‌ هریک‌ از وظایف‌ موجود در پروژه،‌ کافیست‌ که‌ سلـول‌ مربوط به‌ ستون‌ Task name را انتخاب‌ کرده‌ و سپس‌ شروع‌ به‌ تایپ‌ نمایید. روی‌ اولـین‌ سلـول‌ ستون‌ Task name ، که با فلش مشخص شده است، کلیک کنید. 



در ادامه عبارت Research for the book را وارد می‌کنیم.
دکمه Enter را از صفحه کلید فشار دهید.



همانطور که مشاهده میکنید اولین وظیفه یا کار پروژه ثبت شده است. دقت کنید که MS Project تاریخ شروع (Start) و پایان (Finish) این وظیفه و نیز مدت زمان (Duration) اختصاص داده شده به آن را بطور خودکار و با مقادیر پیشفرض در نوار Timeline نشان داده است. اما شما میتوانید آنها را تغییر دهید. برای مثال ما قصد داریم مدت زمان این وظیفه را از یک روز به دو روز افزایش دهیم. در سلول مشخص شده کلیک کنید.



برای افزایش مدت زمان وظیفه، روی دکمه حاوی فلش رو به بالا دو بار کلیک کنید.



کلید Enter را فشار دهید.
همانطور که مشاهده میکنید مدت زمان وظیفه به دو روز افزایش پیدا کرده است. توجه کنید که چون در تقویم میلادی روزهای شنبه و یکشنبه تعطیل بوده و جزو روزهای کاری محسوب نمیشوند، در نمای سمت راست روزهای اختصاص داده شده به این وظیفه از روز جمعه آغاز و به روز دوشنبه ختم شده است.



به همین ترتیب شما می‌توانید به محتویات این جدول اضافه کنید. برای جلوگیری از اتلاف وقت و راحتی شما، ما تعدادی عضو جدید با نام‌های مختلف به جدول وظایف اضافه می‌کنیم و شما می‌توانید در صفحه بعد نتایج کار را بررسی کنید.
حالا مشاهده‌ می‌کنید که‌ سلـول‌های دیگری‌ از جدول‌ نیز پر شده‌‌اند. تاریخ‌ شروع هر یک‌ از این‌ وظائف‌ را می‌توان‌ در نمودار روند وظائف‌، واقع‌ در سمت‌ راست‌ صفحه به دست آورد که‌ در واقع‌ فعلاً همان‌ تاریخ‌ شروع‌ پروژه‌ می‌باشدکه‌ شما قبلاً آن‌ را تنظیم‌ نمودید. همچنین مدت‌ زمان‌ اجرای‌ هر وظیفه‌ یا کار در ستون‌ Duration واقع‌ در جدول‌ وظائف‌ نوشته‌ شده‌ که‌ مقدار پیش‌فرض‌ آن‌ یک‌ روز می‌باشد.
هنگامیکه وظائف‌ اصلـی پروژه‌ خود را در جدول‌ قید نمودید، می‌توانید هر یک‌ از آنها را به‌ بخش‌های کوچکتری‌ تقسیم‌ کنید تا جزئیات‌ بیشتری‌ داشته باشند. به‌ هریک‌ از این‌ بخش‌های کوچک‌ ، یک‌ وظیفه‌ فرعی (Subtask) گفته‌ می‌شود.
برای ایجاد وظایف فرعی مربوط به هر یک از مراحل پروژه، باید روی اولین سلول بعد از Task اصلی کلیک کرده و سپس دکمه Insert را فشار دهید. به این ترتیب، یک سلول خالی زیر سلول انتخاب شده بوجود می‌آید. روی‌ دومین‌ سلـول‌ ستون‌ Task name واقع‌ در جدول‌ وظائف‌ کلـیک کنید. این سلول توسط فلش مشخص شده است.



اکنون دکمه Insert را از صفحه کلید بفشارید.
وحالا سلول جدیدی ایجاد شده است. بهتر است آن را نام‌گذاری کنید. عبارت Go to Library را تایپ کنید.
برای تایید عبارت وارد شده روی سلول مشخص شده کلیک کنید.



حالا باید این Task جدید را به عنوان زیر مجموعه‌ای از وظائف واقع در سطر اول جدول به حساب آورد. برای این منظور باید از دکمه حاشیه‌گذاری یا Indent استفاده کنیم. در قسمت مشخص شده کلیک راست کنید.



روی دکمه Ident Task کلیک کنید.

---

همانطور که مشاهده می‌کنید این Task به عنوان زیر مجموعه Task بالایی قرار گرفته است. این آیکون در سربرگ Task نیز موجود است و می‌توانید برای این عمل از سربرگ Task نیز استفاده کنید. روی سلول Duration کلیک کنید.



برای تعیین مدت یک روز بر روی فلش به سمت بالا کلیک کنید.



روی سلول Start کلیک کنید.



روی لیست باز شونده کلیک کنید.



روی تاریخ مشخص شده کلیک کنید.