جیمیل برای مدیریت و آرشیو ایمیل های دریافتی گام بلندی برداشته است. اینجا دیگر خبری از پوشه نیست و شما به جای آن قابلیت Labels را در اختیار دارید، که دقیقا مانند برچسب زدن پرونده های داخل کشوی میز کار و یا شیشه های درون آشپزخانه است. شما می توانید به تعداد نامحدود برچسب تولید کنید و جالب تر اینکه بر روی پیام های دریافتی چندین برچسب بزنید، تا دسته بندی و پیدا کردن آنها آسان تر شود. اگر تا به حال از این امکان جیمیل استفاده نکرده اید زمان اش رسیده تا آن را امتحان کنید و ببینید تا به حال چه امکان مهمی را از دست داده بودید.

چگونه یک لیبل بسازیم و از  آن استفاده کنیم؟

بیایید با هم به یک ایمیل لیبیل بچسبانیم. کار ساده ای است.

۱- پیامی را که می خواهید لیبل بزنید از لیست اینباکس انتخاب کرده و یا آن را باز کنید. 

۲- بر روی دکمه Labels در بالای اینباکس (وسط دکمه های Move to و More Actions) کلیک کنید تا منوی آن باز شود.

۳- در صورتی که قبلا لیبلی ساخته باشید، نام آن را در این منو می بینید، در غیر این صورت تنها گزینه های Create new و Manage labels را خواهید دید.

۴- بر روی عبارت Create new کلیک کنید. 

۵- در کادری که باز می شود نام لیبل جدید را بنویسید و OK را بزنید. با این کار لیبل بر روی ایمیل انتخابی تان چسبانده می شود. این نام می تواند به انگلیسی یا فارسی نوشته شود، ایمیل یا آدرس سایت باشد و حتی نام شخص یا شرکت یا محل خاصی باشد.

راه دیگر ساخت لیبل استفاده از  گزینه Manage Labels است. از این طریق می توانید لیبل های ساخته شده را مدیریت کنید. لیبل جدید بسازید. یا لیبل ها را حذف کنید.

برای ساخت لیبل جدید در صفحه Manage Labels، بر روی عبارت Create a new label کلیک کنید تا کادر خالی در اختیارتان قرار گیرد. حال نام لیبل را نوشته و دکمه Create را بزنید.

برای حذف لیبل هم به سادگی بر روی دکمه remove در برابر هر کدام از لیبل ها کلیک کنید. با این کار لیبل حذف شده و برچسب آن هم از روی پیام ها پاک خواهد شد.

امکان دیگری که در این صفحه در اختیار دارید، انتخاب نحوه نمایش لیبل ها در ستون سمت چپ جیمیل است. با انتخاب گزینه Show، لیبل دائما در ستون سمت چپ نمایش داده می شود. گزینه hide، آن را در لیست نشان نمی دهد و گزینه show if unread، باعث می شود لیبل تنها در حالتی که ایمیل خوانده نشده ای در آن باشد، در ستون سمت چپ نمایش داده شود.

یکی دیگر از شیوه های لیبل زنی، استفاده از فیلتر است. می توانید فیلتر خاصی بسازید که یک لیبل مشخص را بر روی گروه مشخصی از ایمیل ها اعمال کند. این کار به صورت خودکار و بر روی همه ایمیل های جدید اعمال خواهد شد. در ادامه این درس با روش ساخت و کاربردهایش آشنا می شوید.

برای جستجو درون لیبل ها هم می توانید به راحتی بر روی آنها کلیک کرده و لیستی از ایمیل های درون هر لیبل را  ببینید. همچنین می توانید با استفاده از جستجوی جیمیل به صورت ترکیبی، به جستجوی ایمیل خاصی درون لیبل ها بپردازید. مثلا ما در لیبل Learn به دنبال ایمیلی از درسنامه هستیم. پس در باکس سرچ می نویسیم:  

label:Learn emailmaster@darsnameh.com

چگونگی ساخت و کاربرد فیلترها

فیلترها معمولا برای دسته بندی، برچسب زنی، ارسال خودکار پیام های دریافتی و کارهای اینچنینی به کار می روند. می توانید به فیلترها به عنوان منشی شخصی تان نگاه کنید که کار مرتب سازی ایمیل ها را به صورت خودکار انجام می دهد. برای مثال شما می خواهید ایمیل هایی که از طرف این دوره درسنامه برایتان ارسال می شود را در ایمیل تان نگه داری کنید تا بعدا هم بتوانید به درس های این دوره مراجعه کنید و هر زمان که نیاز به مرورشان داشتید آنها را دم دست داشته باشید. 

بهترین راه این است که یک لیبیل برای این دوره درسنامه ایجاد کنید. برای مثال می توانید نام لیبیل را «دوره آموزشی ایمیل» انتخاب کنید. حالا هر ایمیلی که از این دوره برایتان ارسال می شود را با این برچسب علامت گذاری کنید تا همه را یکجا داشته باشید. تا اینجا همه چیز خوب است. اما جیمیل کار را برای شما از این هم راحت تر کرده است. می توانید برای جیمیل یک فیلتر تعریف کنید تا خودش به صورت اتوماتیک به این ایمیل ها برچسب «دوره آموزشی ایمیل» را بچسباند. اما چطور؟ 

اگر دقت کرده باشید متوجه می شوید که تمام ایمیل های ارسالی از این دوره آموزشی از آدرس emailmaster@darsnameh.com ارسال می شود. حالا می توانید یک فیلتر جدید بسازید و به گوگل بگویید “هر ایمیلی که از این آدرس دریافت کردی را با لیبیل «دوره آموزشی ایمیل» علامت گذاری کن.” به همین سادگی! حالا که با اصول این کار آشنا شدید، بهتر است با هم یک فیلتر را به صورت عملی بسازیم: 

۱- بر روی لینک Create Filter در کنار دکمه Search the web در بالای صفحه جیمیل کلیک کنید. اگر آن را پیدا نمی کنید حق دارید! چون خیلی ریز نوشته شده است. راه دیگر این است که به صفحه تنظیمات جیمیل بروید و برگه Filters را باز کنید. در پایین صفحه لینک Create a new filter را خواهید یافت.

۲- حال اطلاعاتی را که می خواهید فیلتر بر اساس آنها ساخته شود، وارد کنید. اینجا می توانید انواع شرط و شروط را برای جیمیل تعیین کنید تا نامه ها را بر اساس چه مواردی فیلتر کند. همانطور که می بینید دست تان کاملا باز است.

* با نوشتن ایمیل در بخش From می توانید کل ایمیل های دریافتی از یک آدرس به خصوص را فیلتر کنید. در مثال بالا که صحبت کردیم باید آدرس دوره را در اینجا وارد کنید. کافی است اینجا بنویسید: emailmaster@darsnameh.com

* با نوشتن ایمیل در بخش To می توانید کل ایمیل های ارسالی به آن آدرس را فیلتر کنید.

* با نوشتن عبارت خاصی در بخش Subject تمامی ایمیل هایی که در بخش سابجکت شان این عبارت را داشته باشند، شامل این فیلتر می شوند.

* با نوشتن کلمه و عبارات خاصی در کادر Has the words می توانید ایمیل های حاوی آن عبارت یا کلمه را فیلتر کنید.

* با استفاده از Doesn’t have می توانید ایمیل هایی که عبارت مورد نظر در آنها نیست را فیلتر کنید!

* با تیک زدن عبارت Has attachment تنها ایمیل هایی را که دارای شرط انتخابی در بالا هستند و پیوست هم دارند، فیلتر خواهند شد.

۳- حال با زدن دکمه Test Search می توانید کارایی شرط انتخابی تان را سنجیده و ایمیل هایی را که شامل شرط مورد نظر هستند، بینید. حتما این کار را انجام بدهید تا ببینید فیلترتان درست کار می کند یا نه. حالا دکمه Next Step را برای ادامه کار بزنید.

۴- تا اینجا شرایط فیلتر کردن نامه ها را تعیین کردید. حال انتخاب می کنید که بر روی ایمیل هایی که شرط های صفحه قبل را دارند، چه کاری انجام شود. در این صفحه می توانید یک یا چند عمل همزمان را انتخاب کنید.

* با تیک زدن Skip the Inbox ایمیل های شامل این فیلتر در لحظه دریافت، آرشیو می شوند و در اینباکس دیده نخواهند شد.

* با استفاده از Mark as read ایمیل به محض دریافت به عنوان خوانده شده تلقی شده و در اینباکس به صورت بولد نمایش داده نمی شود.

* با تیک Star it ایمیل دریافتی با ستاره زرد رنگ علامت دار می شود و در گروه Starred هم لیست می شود.

* با استفاده از Apply the label می توانید لیبل خاصی را انتخاب کنید تا بر همه ایمیل های واجد شرایط اعمال شود. این تقریبا پرکاربرد ترین بخش محسوب می شود. اگر در مرحله قبل آدرس ایمیل این دوره را وارد کرده باشید حالا می توانید برچسب زنی خودکار را هم در این قسمت انتخاب کنید.

* در صورتی که امکان Forwarding را در جیمیل تان فعال کرده باشید، می توانید با تیک زدن Forward it to و انتخاب ایمیل مورد نظر از لیست مقابل آن، ایمیل های دریافتی با شرایط فیلتر را به صورت خودکار برای فرد دیگری هم ارسال کنید.

* شاید با برخی ایمیل ها آنقدر مشکل دارید که نمی خواهید در اکانت تان باقی بمانند. یا اینکه دلیلی ندارد ایمیلی بعد از ارسال به اکانت دیگری، در inbox شما باقی بماند، پس برای خلاص شدن از دست آنها گزینه Delete it را تیک بزنید.

* ایمیل های دریافتی از برخی افراد و شرکت ها آن چنان مهم هستند که از دست دادن آنها باعث زیان خواهد شد. خب، اگر برنامه ضد اسپم جیمیل آنها را اشتباهی به پوشه اسپم فرستاده و پاک کند، چه خواهید کرد؟ برای پیش گیری از این اتفاق می توانید برای آن ایمیل ها فیلتری ساخته و گزینه Never send it to spam را تیک بزنید.

* اگر از  قابلیت Priority Inbox جیمیل استفاده می کنید، شاید بخواهید برخی ایمیل ها از همان ابتدا بعنوان Important علامت گذاری شوند و برخی هم اصلا در این لیست قرار نگیرند. خب، راه حل استفاده از گزینه های Always mark it as important و Never mark it as important  است.

۵- حال که عمل مورد نظر برای ایمیل های منتخب تان را مشخص کردید، می توانید با زدن دکمه Create Filter فیلتر را بسازید. 

۶- در پایین صفحه هم می توانید برخی ایمیل های شامل شرط را که تا به حال دریافت کرده اید، مشاهده کنید. اگر دوست دارید فیلتر جدید بر روی آنها هم اعمال شود، ابتدا گزینه  Also apply filter to --- conversations below را انتخاب کنید و آنگاه دکمه Create Filter را بزنید.

۷- به همین راحتی، فیلتر ساخته شده و کار خود را به صورت اتوماتیک آغاز می کند. شما هم به صفحه اینباکس هدایت خواهید شد. 

نکاتی برای استفاده مفیدتر از لیبل و فیلتر

۱- یکی از قابلیت های جالب جیمیل امکان انتخاب رنگ برای هر لیبل است. برای این کار به صفحه اول جیمیل بروید. در ستون سمت چپ، موس را بر روی نام لیبلی که می خواهید آن را رنگی کنید، نگه دارید. در مربع کنار آن یک علامت جهت نما ظاهر می شود. بر روی آن کلیک کنید، هورا! رنگ مورد نظرتان را انتخاب کنید تا لیبل تان رنگی شود.

۲- برخی لیبل ها اهمیت بیشتری دارند و می خواهید همیشه در بالای لیست در دسترس تان باشند. اما متاسفانه جیمیل همیشه آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب می کند. خب، تنها کافی است قبل از نام لیبل از یک عدد یا علامت خاص استفاده کنید. مثلا: # یا $ یا ! یا @. حتی می توانید برای جدا کردن کارهای اداره، خانه و متفرقه که هر کدام شامل چندین لیبل مختلف هستند، نیز از این علائم استفاده کنید.

۳- می خواهید هنگام ساخت یک فیلتر، چندین ایمیل را به صورت همزمان در بخش From یا To وارد کنید تا از ساخت فیلترهای اضافی جلوگیری شود؟ تنها کافی است ایمیل های مورد نظر را در کادر هر یک از این دو بخش نوشته و آنها را با علامت پایپ  یا | از هم جدا کنید. در اکثر کیبردها این کاراکتر با فشردن کلید شیفت (Shift) و ایجاد می شود. مثال: mehran@darsnameh.com | mehran@gmail.com

۴- برخی مواقع لازم است تمامی ایمیل های دریافتی از یک آدرس خاص را در فیلتر وارد کنیم. مثلا سایتی مانند آمازون، برای کارهای مختلف دارای چندین ایمیل بر روی دامنه amazon.com است. راحت ترین کار به جای تایپ هر یک از ایمیل ها، استفاده از علامت * است. مثلا با تایپ darsnameh@*، جیمیل بر روی تمامی ایمیل های دریافتی از دامنه درسنامه، فیلتر تعریف شده را اعمال می کند. 

اگر تا به حال از فیلترها استفاده نکرده اید، زمان تمرین فرا رسیده است. چند دقیقه وقت بگذارید و برای مرتب کردن ایمیل هایتان چند فیلتر بسازید.