داکیومنت (Document) - بخش اول

در بخش «نگاهی کلی به گوگل داکس- بخش اول» شما با بخش‌های مختلف گوگل داکس آشنا شدید که یکی از این بخش‌ها Documents بود و در آن پرونده های متنی مانند آنچه در ورد امکان پذیر است را می توانستید ایجاد کنید.

این بار به آموزش این بخش از گوگل داکس می پردازیم و شما خواهید آموخت که چگونه از امکانات مختلف آن در جهت رفع نیازهای خود استفاده کنید.

ایجاد و نام گذاری یک پرونده (Document)
دربخش گذشته در مورد کارکرد دکمه Create صحبت کردیم که به کمک آن می توان فایل های مختلفی را در گوگل داکس ایجاد کرد. یکی از این فایل ها که به کمک این دکمه می توان ایجاد کنید، پرونده یا Document است. 

برای اینکه شما یک پرونده که از این پس آن را «داکیومنت» می نامیم، ایجاد کنید تنها کافی است که بر روی دکمه Create کلیک کنید و سپس از پنجره ای که باز می شود اولین گزینه یعنی Document را انتخاب کنید.

زمانی که بر روی گزینه Document کلیک کنید، پنجره‌ ای جدید باز می شود که از نظر شکل و شمایل بسیار شبیه ورد است و اگر شما تا کنون با ورد کار کرده باشید، کار کردن با این بخش مانند آب خوردن خواهد بود!

اگر دقت کنید گوگل داکس به صورت پیش فرض نام Untitled document را برای این داکیومنت در نظر گرفته است. برای تغییر نام داکیومنت باید شما بر روی نام پیش فرضی که گوگل داکس در نظر گرفته است کلیک کنید (جایی که با فلش قرمز مشخص شده است) و با باز شدن پنجره ای مانند تصویر زیر نام مورد نظر خود را وارد کنید.

نکته: این روش برای تغییر نام تمامی فایل هایی که در گوگل داکس ایجاد و یا آپلود می کنید کارآیی دارد و تنها با کلیک کردن بر روی نام هر فایل می توانید آن را تغییر بدهید. علاوه بر این شما می توانید از طریق صفحه اصلی گوگل داکس با انتخاب فایل مورد نظر خود که می تواند یک داکیومنت باشد، بر روی گزینه More کلیک کرده و سپس گزینه Rename را انتخاب کرده و نام مورد نظر خود را وارد کنید.

شناخت قسمت های مختلف داکیومنت
تصویر زیر شمایل کلی از داکیومنت است که در ادامه این درس و درس آینده به توضیح بخش های مختلف آن خواهیم پرداخت.

اما قبل از اینکه به توضیح هر بخش بپردازیم، بد نیست که چگونگی فعال کردن گزینه راست ‌چین را آموزش دهیم که با توجه به ساختار زبان فارسی یکی از نیازهای مهم کاربران فارسی زبان است.

در حالت پیش فرض گوگل داکس گزینه ای برای راست چین و یا چپ چین کردن متن ها ندارد و این امکان را باید به صورت دستی فعال کرد. برای این کار ابتدا به صفحه اصلی گوگل داکس بروید و سپس بر روی تصویر چرخ دنده ای که در قسمت سمت راست بالا قرار دارد کلیک کنید و گزینه Settings را انتخاب کنید.

سپس در پنجره جدیدی که باز می شود گزینه Editing (شماره ۱) را انتخاب کنید و پس از آن گزینه Show right-to-left controls (for Hebrew and Arabic documents) in the editor (شماره ۲) را انتخاب کنید و در نهایت بر روی گزینه Save (شماره ۳) کلیک کنید.

حالا اگر شما به نوار بالای فضایی که می توانید در آن بنویسید نگاهی بیاندازید خواهید دید که دو گزینه راست چین و چپ چین که قبلا وجود نداشتند ظاهر شده اند.

با این مقدمه به سراغ توضیح هر یک از بخش های داکیومنت می رویم.

Comments و Share
قبلا در مورد چگونگی تغییر نام یک داکیومنت صحبت کردیم، اما اگر دقت کنید در مقابل نام داکیومنت که در تصویر بالا Untitled document نام دارد، دو گزینه دیگر نیز وجود دارد که یکی Comments و دیگری Share است. در درس جدایی به صورت کامل در مورد این دو گزینه صحبت خواهیم کرد، اما بد نیست که به صورت خلاصه توضیحی در مورد هر یک از آنها بدهیم.

- Comments: زمانی که شما یک داکیومنت را در گوگل داکس با دیگران به اشتراک بگذارید آنها می توانند بر روی تک تک قسمت های داکیومنت نظر یا همان کامنت (Comment) خود را بگذارند. شما به کمک این گزینه می توانید تمامی کامنت های گذاشته شده توسط خودتان و دیگران را به صورت یکجا مشاهده کنید.

- Share: اگر کاربر فیس بوک و یا گوگل ریدر باشید، واژه «به اشتراک گذاری» یا همان Share را شنیده اید. شما به کمک این گزینه در گوگل داکس می توانید فایل مورد نظر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آنها نیز بتوانند فایل به اشتراک گذاشته را ویرایش یا مشاهده کنند.

منوهای اصلی

در تصویر بالا منوهای اصلی در داکیومنت با کادری قرمز رنگ مشخص شده است. شما به کمک هر یک از این گزینه ها می توانید کار خاصی را انجام بدهید که در ادامه به توضیح هر کدام از آنها می پردازیم.

File

تصویر بالا گزینه های مختلف در  منوی File را نشان می دهد:

- Share: قبلا در این مورد به صورت خلاصه صحبت کردیم و همانگونه که گفتیم در یک درس مجزا به صورت کامل و جزئی به کاربرد این گزینه خواهیم پرداخت.

- New: این گزینه دقیقا همان کار دکمه Create در صفحه اصلی گوگل داکس را انجام می دهد و شما می توانید به کمک آن فایل های مختلف از یک داکیومنت تا یک فرم را ایجاد کنید.

- Open: با کلیک بر روی این گزینه شما به صفحه اصلی گوگل داکس هدایت می شوید که در آن تمامی فایل ها (All items) را مشاهده می کنید و می توان فایل مورد نظر خود را باز کنید (قبلا در مورد ویژگی های All items در درس «نگاهی کلی به گوگل داکس- بخش دوم» صحبت کرده ایم).

- Rename: در همین درس در مورد چگونگی تغییر نام یک فایل به صورت مفصل صحبت کردیم و به همین دلیل از توضیح مجدد خودداری می کنیم.

- Make Copy: اگر شما بخواهید که یک داکیومنت را کپی کنید، راحت ترین راه آن است که از این گزینه استفاده کنید. با استفاده از این گزینه تمامی محتوای یک داکیومنت تنها با یک کلیک کپی می شوند! فقط این نکته را در نظر داشته باشید که تنها محتوای داخل داکیومنت کپی می شوند و نظرات (Comments) کپی نمی شود.

- See revision hisoty: یکی از ویژگی های هیجان انگیز گوگل داکس این است که کل تاریخچه فایل های شما را نگهداری می کند و بدین صورت شما می توانید جزئی ترین تغییرات را رهگیری کنید. برای این کار تنها کافی است از این گزینه استفاده کنید تا کلیه تغییرات توسط خودتان و دیگران (در صورت به اشتراک گذاری آن) را مشاهده کنید.

- Language: همانگونه که از اسم این بخش مشخص است شما می توانید به کمک آن زبان مورد نظر خود را انتخاب کنید که تاکنون زبان فارسی به لیست این زبان ها اضافه نشده است.

- Download as: به کمک این گزینه شما می توانید خروجی های مختلفی از داکیومنت خود دریافت کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما می خواهید داکیومنت خود را به صورت یک فایل ورد یا پی دی اف ذخیره کنید؛ برای این کار تنها کافی است که از این گزینه استفاده کنید و نوع فایل مورد نظر خود را انتخاب کنید. برای اطلاعات بیشتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

- Publish to the web: اگر بخواهید که داکیومنتی را که ایجاد کرده اید در اینترنت منتشر کنید، می توانید از طریق این گزینه این کار را انجام دهید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک کنید، پنجره ای به صورت زیر باز می شود که شما با کلیک بر روی دکمه Start publishing، داکیومنت خود را بر روی اینترنت و به صورت عمومی منتشر می کنید.

با کلیک بر روی Start publishing آدرس اینترنتی و کدی برای نمایش داکیومنت در وبلاگ یا وب سایت شما داده می شود که به کمک آن می توانید داکیومنت مورد نظر خود را به دیگران نشان دهید.

نکته: هر زمانی که خواستید داکیومنت شما در دسترس نباشد و دیگران نتوانند آن را مشاهده کنند، می توانید از طریق همین گزینه (Publish to the web) بر روی گزینه Stop publishing کلیک کنید تا انتشار آن بر روی اینترنت به پایان برسد.

- Email collaborators: در مورد این گزینه در آینده بیشتر توضیح خواهیم داد اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه آن را توضیح دهیم باید بگوییم که به کمک این گزینه شما می توانید به افرادی که یک داکیومنت را با آنها به اشتراک گذاشته اید ایمیل بزنید.

- Email as attachment: شاید شما دوست داشته باشید که داکیومنتی که ایجاد کرده اید را به صورت ضمیمه ایمیل برای همکار یا دوست خود ارسال کنید. به کمک این گزینه این نیاز شما برطرف می شود و شما می توانید داکیومنت مورد نظرتان را که می تواند پی دی اف، اچ تی ام ال (HTML)، ورد و... باشد را به صورت فایل ضمیمه برای دیگران ارسال کنید.

- Page setup: شما به کمک این گزینه می توانید وضعیت صفحات داکیومنت را تنظیم کنید. به عنوان مثال فاصله متن از بالا، پایین، چپ و راست صفحه چقدر باشد و یا ابعاد صفحه چند در چند باشد. علاوه بر آن می توانید رنگ صفحه را نیز تعیین کنید. برای درک بهتر به شما پیشنهاد می کنیم که با اعداد و گزینه های آن کمی بازی کنید تا ساختار کلی آن را به دست آورید.

- Print: به کمک این گزینه می توانید تنظیمات چاپ کردن داکیومنت خود را انجام بدهید و سپس آن را چاپ کنید.

Edit

تصویر بالا گزینه های مختلف Edit را نشان می دهد که کاربرد هر یک از آنها عبارتست از:

- Undo و Redo: به کمک Undo شما می توانید وضعیت داکیومنت خود را یک مرحله به قبل و Redo به یک مرحله جلوتر منتقل کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما در متن عبارتی را نوشته اید و بعد پاک می کنید و سپس متن دیگری را جانشین آن می کنید. به کمک این دو گزینه شما می توانید به حالت قبل از پاک کردن و بعد از پاک کردن بدون آنکه متنی را دوباره تایپ کنید منتقل شوید.

- Cut و Copy و Paste: این سه گزینه دیگر نیازی به توضیح ندارند! با این سه گزینه شما می توانید بخشی از متن را ببرید، کپی کنید و در جایی دیگر پیست کنید.

- Select all: به کمک این گزینه شما می توانید کل متن داخل داکیومنت که شامل عکس و لینک ها می شود را انتخاب کنید.

- Find and replace: اگر شما یک داکیومنت داشته باشید که شامل صدها کلمه باشد، به کمک این گزینه می توانید کلید واژه و کلمه خاصی را پیدا کنید (Find) و یا به جای یک کلمه خاص در تمام متن، کلمه جدید را جایگزین کنید (Replace). برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

View

تصویر بالا نمایش دهنده کلیه گزینه های View است:

- Document view: به کمک این گزینه شما می توانید شمایل کلی داکیومنت را تغییر دهید. در حالت پیش فرض گزینه Paginated فعال است که در این حالت صفحات هر داکیومنت به صورت جدا از یکدیگر نمایش داده می شوند به گونه ای که به راحتی می توانید وضعیت متن ها در هر صفحه را مشاهده کرد. اما در حالت Compact صفحات اصطلاحا فشرده می شوند و دیگر فاصله ای میان صفحات وجود ندارد.

در حالت Paginated

در حالت Compact

- Show ruler و Show equation toolbar و Show spelling suggestion: به کمک هر یک از این گزینه ‌ها می توانید یکی از قابلیت های کاربردی در داکیومنت را فعال کنید. Show ruler خط کش بالای بخشی که متن را تایپ می کنید را نمایش می دهد؛ Show equation toolbar بخشی که به کمک آن می توانید معادلات مختلف را در متن وارد کنید را نمایش می دهد و Show spelling suggestion نیز از نظر املایی متن را بررسی می کند و در صورت اشتباه تایپی گزینه درست را به شما نشان می دهد. البته در مورد بررسی غلط املایی باید بگوییم که این گزینه برای زبان فارسی آنچنان که باید و شاید کاربرد ندارد و در زمان تایپ کلمات انگلیسی کاربرد دارد.

- Compact controls: با فعال کردن این گزینه هر آنچه در بالا منوی اصلی داکیومنت است حذف می شود! برای درک بهتر به شما پیشنهاد می کنیم که این گزینه را فعال کنید تا تفاوت آن را با حالت نرمال درک کنید.

- Full screen: به کمک این گزینه داکیومنت را به صورت تمام صفحه مشاهده خواهید کرد. دقت کنید که با فشار دادن کلید Esc بر روی صفحه کلید می توانید به حالت معمولی باز گردید. 

Insert

تصویر بالا نشان دهنده تمامی گزینه های Insert است که برخی از آنها بسیار کاربردی هستند.

- Image: اگر بخواهید در داکیومنت و بین متنی که تایپ کرده اید، تصویری قرار بدهید باید از این گزینه استفاده کنید. با کلیک کردن بر روی این گزینه، پنجره ای به صورت زیر باز می شود که از پنج طریق می توانید تصاویر را وارد متن کنید.

۱- Upload: از طریق این گزینه می توانید تصویری را که در کامپیوترتان ذخیره کرده اید را آپلود کرده و در متن آن را مشاهده کنید.

۲- URL: اگر شما می خواهید که از تصویری که بر روی اینترنت وجود دارد، استفاده کنید می توانید با انتخاب این گزینه و وارد کردن آدرس آن، تصویر را در متن مشاهده کنید.

۳- Google Image Search: شاید شما بخواهید که تصویری را از طریق جستجو در گوگل پیدا و سپس وارد متن کنید. این گزینه بهترین انتخاب شما است به طوری که شما بدون آنکه داکیومنت را ترک کنید تصویر مورد نظر خود را پیدا می کنید و در متن مشاهده خواهید کرد.

۴- Picasa Web Albums: اگر شما از سرویس میزبانی تصویر گوگل با نام پیکاسا استفاده می کنید، می توانید از طریق این گزینه تصاویری که در این سرویس آپلود کرده اید را مشاهده و انتخاب کنید تا در متن به نمایش درآیند.

۵- Stock photos: اگر شما بخواهید که در بین مجموعه ای از عکس های عکاس ها عکسی را پیدا کنید و آن را در داکیومنت خود قرار دهید، این گزینه به کار شما می آید و از نظر نتایج می توان آن را دقیق تر از نتایج جستجو در Google Image دانست.

نکته: دقت کنید که نشانگر چشمک زن را  در هر مکانی که می خواهید تصویر در آن قسمت داکیومنت نمایش داده شود، قرار بدهید. به این معنا که شما باید قبل از انتخاب گزینه Image محلی که می خواهید تصویر در آن نمایش داده شود را مشخص کنید و سپس بر روی این گزینه کلیک کنید.

-Link: اگر شما بخواهید که در داخل متنی که تایپ کرده اید لینکی وارد کنید باید از این گزینه استفاده کنید. برای این کار ابتدا عبارتی که می خواهید به مکانی لینک کنید را انتخاب کرده و سپس این گزینه را انتخاب کرده و با باز شدن پنجره بسته به نیازتان یکی از سه گزینه Web address (لینک دادن به یک صفحه در اینترنت)، Email address (لینک دادن به یک آدرس ایمیل) و Bookmark (بوکمارک کردن؛ برای اطلاعات بیشتر به این آدرس مراجعه کنید) را انتخاب می کنید.

- Equation: با انتخاب این گزینه شما می توانید در متن خود معادلات ریاضی مورد نظر خود را وارد کنید.

- Drawing: در درس های آینده به صورت مفصل در این مورد صحبت خواهیم کرد، اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه بگوییم، شما به کمک این ابزار می توانید چارت و نمودارهای مورد نظر خود را بکشید و آن را در متن خود قرار دهید.

- Comment: قبلا کارکرد این مورد را توضیح داده ایم هر چند که در آینده باز هم در مورد آن صحبت خواهیم کرد.

- Footnote: اگر شما بخواهید پاورقی در داکیومنت خود ایجاد کنید، به کمک این گزینه می توانید این کار را انجام دهید. برای این کار تنها کافی است که نشانگر چشمک زن را بعد از کلمه یا عبارتی که می خواهید برای آن پاورقی بنویسید قرار بدهید و سپس بر روی این گزینه کلیک کنید.

- Special characters: اگر شما بخواهید از نمادهای خاصی مانند فلش، گردش به راست و... استفاده کنید، این گزینه این امکان را در اختیار شما قرار می دهد.

- Horizontal line: اگر بخواهید در بین پاراگرف هایی که تایپ کرده اید خطی افقی بکشید، این گزینه این کار را برای شما انجام می دهد.

- Page number: به کمک این گزینه می توانید در دو حالت بالای صفحه (Top of page) و پایین صفحه (Bottom of page)، داکیومنت خود را شماره صفحه بزنید.

- Page Count: به کمک این گزینه می توانید تعداد کل صفحات داکیومنت خود را در متن وارد کرده و مشاهده کنید. 

- Page break: فرض کنید که شما در حال تایپ پایان نامه خود در داکیومنت هستید و به پایان فصل اول رسیده اید و می خواهید که فصل دوم از ابتدا صفحه بعد آغاز شود. برای این کار در حالت معمول باید چندین بار دکمه Enter را بزنید تا به ابتدای صفحه بعد بروید اما این کار در ویرایش های بعدی ممکن است باعث جا به جایی خط ها شود. به همین دلیل برای رفع این مشکل از Page break استفاده می شود. بدین صورت که شما با کلیک کردن بر روی این گزینه اصطلاحا صفحه را می شکنید و به صفحه بعد منتقل می شوید.

- Header و Footer: اگر شما بخواهید که در بالا و یا پایین داکیومنت خود چیزی بنویسید، از این گزینه ها باید استفاده کنید. مثلا شما به کمک Header می توانید عنوان یک فصل را نوشته و به کمک Footer متنی در توضیح آن فصل را بنویسید. ویژگی این دو گزینه در این است که با فعال کردن آنها، تمامی مطالب نوشته شده در این دو بخش در دیگر صفحات داکیومنت نیز مشاهده می شوند.

- Bookmark: به کمک این گزینه می توانید در متن داکیومنت خود بوکمارک ایجاد کنید. فرض کنید که شما می خواهید واژه «فصل دوم» در متن داکیومنت خود را به ابتدای فصل دوم لینک کنید. برای این کار ابتدا شما باید ابتدای فصل دوم را به کمک این گزینه بوکمارک کنید و سپس به کمک گزینه Link واژه فصل دوم در متن را به آن لینک کنید. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

- Table of contents: به کمک این گزینه شما می توانید فهرست مطالب در داکیومنت خود را ایجاد کنید که متاسفانه این گزینه برای زبان فارسی آنچنان که باید و شاید درست کار نمی کند. اما اگر علاقه مند به اطلاعات بیشتر بودید، می توانید به این آدرس مراجعه کنید.