نگاهی کلی به گوگل داکس- بخش دوم

در بخش گذشته شما با کلیات گوگل داکس آشنا شدید. در این آموزش شما با ساختار کلی گوگل داکس در زمانی که آدرس ایمیل و کلمه عبور خود را وارد کنید و بر روی دکمه Sign in کلیک کرده‌اید آشنا می‌شوید.

هم اکنون گوگل شمایل جدیدی از گوگل داکس را در جهت هماهنگی با دیگر سرویس های خود ارائه داده است که تمامی تصاویر این دوره آموزشی براساس شمایل جدید گوگل داکس است. برای همین اگر گوگل داکس شما با آنچه شما در این تصاویر مشاهده می کنید متفاوت است، باید کمی صبر کنید تا تغییرات لازم توسط گوگل برای حساب شما نیز اعمال شود.

به طور کلی صفحه اصلی گوگل داکس شامل سه قسمت است که در تصویر زیر با شماره های یک، دو و سه مشخص شده است:

- شماره ۱: کمتر کسی است که در دنیای اینترنت گردش کرده باشد و از موتور جستجوی گوگل استفاده نکرده باشد. در این قسمت شما جعبه ای را مشاهده می کنید که به کمک آن می توانید در بین فایل هایی که در گوگل داکس ذخیره کرده اید، جستجو کنید. این موتور جستجو به قدری قوی و دقیق است که اگر شما کلمه ای خاص مانند «درسنامه» را جستجو کنید، علاوه بر آنکه عنوان فایل ها را بررسی می کند، محتوای آنها را نیز بررسی می کند و اگر در هر یک از فایل های ذخیره شد کلمه «درسنامه» وجود داشته باشد، آنها را نیز در بخش نتایج جستجو نمایش می دهد، جالب است، نه؟!

اگر دقت کنید در جعبه جستجو کلمه Home نوشته شده است، این بدان معناست که شما در کل گوگل داکس جستجوی خود را انجام می دهید. اما اگر بخواهید که در بخش خاصی مانند سطل زباله جستجوی کنید، باید از طریق قسمت شماره ۲ که در ادامه توضیح خواهیم داد، گزینه Trash را انتخاب کنید و با انتخاب این گزینه، کلمه Home به Trash تغییر پیدا خواهد کرد.

- شماره ۲: در این قسمت شما می توانید به راحتی و تنها با دو کلیک یک پرونده در گوگل داکس ایجاد کنید. برای این کار تنها کافی است که بر روی گزینه Create کلیک کنید و با باز شدن منوی آن، بسته به نیاز خودتان، پرونده مورد نظر خود را ایجاد کنید (در درس گذشته در مورد کارکرد هر یک از پرونده ها به صورت مفصل صحبت کرده ایم).

علاوه بر این گوگل داکس یک ویژگی جالب دیگر نیز دارد و آن ایجاد پوشه یا فولدر (Folder) است که این کار به شما امکان سازماندهی فایل هایتان در گوگل داکس را می دهد. اگر شما بخواهید که در گوگل داکس یک پوشه ایجاد کنید، تنها کافی است که از طریق گزینه Create بر روی Collection کلیک کنید و سپس با انتخاب نام مورد نظر پوشه، آن را ایجاد کنید. در این مورد در درس های آینده بیشتر صحبت خواهیم کرد.

اگر دقت کنید، در کنار گزینه Create آیکونی نارنجی رنگ که یک فلش از یک جعبه خارج شده است نیز دیده می شود؛ نام این گزینه آپلود (Upload) است که شما به کمک آن می توانید فایل و فولدرهای مختلف را از کامپیوتر خود در گوگل داکس آپلود کنید. این فایل می تواند یک فایل ورد یا پاورپوینت باشد و یا یک پی دی اف یا عکس.

تصویر بالا شمایلی از گزینه آپلود است که با کلیک بر روی آیکون آن با گزینه های بالا مواجه می شوید:

- Files: شما به کمک این گزینه می توانید فایل های مورد نظر خود را در گوگل داکس آپلود کنید.

- Folder: شما به کمک این گزینه می توانید یک پوشه (Folder) همراه با محتویات آن را به صورت یکجا در گوگل داکس آپلود کنید. مزیت این گزینه در این است که اگر شما بخواهید چندین فایل را در گوگل داکس آپلود کنید، می توانید تمامی آنها را در یک پوشه قرار بدهید و سپس آن را در گوگل داکس آپلود کنید. 

- Settings: به کمک این گزینه شما می توانید چگونگی تنظیمات این قسمت (آپلود) را در دست بگیرید.

همانگونه که در تصویر بالا ملاحظه می کنید، Settings شامل سه گزینه است که دو گزینه آن به صورت پیش فرض انتخاب شده است، اما معنی هر کدام از آنها چیست؟

Convert uploaded files to Google Docs format فایل هایی را که شما در گوگل داکس آپلود می کنید را به فرمت گوگل داکس تبدیل می کند. مزیت این گزینه در این است که با تبدیل کردن یک فایل متنی مانند ورد به فایلی با فرمت گوگل داکس، می توانید از تمامی امکانات گوگل داکس برای آن فایل بهرمند شوید. Convert text from uploaded PDF and image فایل هایی را که به صورت پی دی اف و یا تصویر آپلود می کنید را به متن تبدیل می کند و Confirm settings before each upload به شما این امکان را می دهد که قبل از آپلود هر فایل، بار دیگر تنظیمات را مرور کنید و بسته به نیاز خود آنها را تغییر بدهید.

- Add storage: همانگونه که در بالای این گزینه نوشته شده است، گوگل داکس به شما ۱ گیگابایت فضای رایگان می دهد و اگر شما نیاز به فضای بیشتری داشته باشید می توانید با کلیک بر روی این گزینه آن را خریداری کنید. 

- Learn more: به کمک این گزینه شما می توانید اطلاعات بیشتری در مورد گوگل داکس بدست آورید که با کلیک بر روی آن به این آدرس هدایت می شوید که در مورد چگونگی آپلود فایل و پوشه توضیحات بیشتری داده شده است.

نکته ۱: شما می توانید با کلیک بر روی گزینه Upload و نگاه کرده به آخرین گزینه با نام Tip با ترفند های مختلف در گوگل داکس آشنا شوید.

نکته ۲: برای آپلود کردن در گوگل داکس شما با محدودیت حجم فایل مواجه هستید، به عنوان مثال برای فایل های متنی (Documents) حجم فایلی که آپلود می کنید نباید از ۲ مگابایت بیشتر باشد. اطلاعات بیشتر در این زمینه را می توانید در اینجا بخوانید.

نکته ۳: گوگل داکس از مدتی قبل به تمامی کاربران خود اجازه می دهد که هر نوع فایلی با هر فرمتی (به جز فایل‌های EXE) را آپلود کنند! به همین دلیل شما می توانید از گوگل داکس به عنوان یک حافظه مجازی یک گیگابایتی نیز استفاده کنید.

اما علاوه بر دو گزینه Create و Upload چندین گزینه دیگر نیز در قسمت ۲ وجود دارد که نوع چیدمانشان مانند سرویس ایمیل گوگل با نام جیمیل است.

- Home: با انتخاب این گزینه شما می توانید تمامی فایل هایی که در گوگل داکس دارید را به استثنای آنهایی که تعیین کرده اید در صفحه Home نشان داده نشوند را مشاهده کنید. 

- Starred: اگر شما تعداد زیادی فایل در گوگل داکس داشته باشید و چند مورد از آنها دارای اهمیت باشند، می توانید با کلیک بر روی ستاره کنار آنها، اصطلاحا آن را ستاره دار کنید. برای اینکه دسترسی به این فایل ها راحت تر باشد، شما می توانید با انتخاب گزینه Starred لیست تمامی فایل های ستاره دار شده را مشاهده کنید. در قسمت ۳ بیشتر در این مورد صحبت خواهیم کرد.

- Owned by me: یکی از ویژگی‌ های مهم گوگل داکس به اشتراک گذاری فایل های مختلف است که در درس های آینده در مورد آن صحبت خواهیم کرد. اگر شما بخواهید که تنها فایل هایی را مشاهده کنید که متعلق به شماست و دوستان و همکاران شما آنها را با شما به اشتراک نگذاشته باشند، با انتخاب این گزینه به این هدف خود خواهید رسید.

- All items: با انتخاب این گزینه شما می توانید تمامی فایل هایی که در گوگل داکس دارید را مشاهده کنید.

- Trash: با انتخاب این گزینه شما می توانید تمامی فایل هایی که از گوگل داکس پاک کرده اید را مشاهده کنید. دقت کنید که برخلاف سطل آشغال (Trash) در سرویس های ایمیل که هر ۳۰ روز یکبار به صورت خودکار خالی می شوند، شما باید سطل آشغال گوگل داکس را به صورت دستی خالی کنید.

- My collections: در این بخش شما می توانید کلیه پوشه هایی را که در گوگل داکس ایجاد کرده اید را مشاهده کنید. در مورد این گزینه در درس های آینده بیشتر صحبت خواهیم کرد.

- Collections shared with me: در این بخش شما کلیه پوشه هایی که دیگران با شما به اشتراک گذاشته اند را مشاهده می کنید. در این مورد نیز در درس های آینده صحبت خواهیم کرد.

- شماره ۳: در این قسمت شما بسته به گزینه ای که در شماره ۲ توضیح دادیم، فایل های مختلفی را مشاهده می کنید. مثلا اگر گزینه Starred را انتخاب کرده باشید، تنها فایل هایی که ستاره دار کرده اید را مشاهده می کنید و اگر گزینه All items را انتخاب کنید تمامی فایل های موجود در گوگل داکس را مشاهده می کنید:

در حالت انتخاب گزینه Starred

در حالت انتخاب گزینه All items